Seatbeheer

​

Wat zijn seats?

In Recruitier vertegenwoordigt een seat één actief teamlid-slot in je bureau. Elke recruiter die het platform gebruikt heeft zijn eigen seat nodig. Seats zijn de eenheid waarmee je bureauabonnement wordt gefactureerd — hoe meer seats je hebt, hoe meer recruiters tegelijk op het platform kunnen werken. Maar seats zijn meer dan alleen toegangstokens. Elke seat heeft zijn eigen creditstoewijzing (5.000 credits per 30-daagse cyclus) en zijn eigen creditvernieuwingstimer. Dit betekent dat credits bij de seat horen, niet bij de persoon die erop zit. Dit onderscheid heeft belangrijke implicaties voor hoe credits werken wanneer teamleden toetreden, vertrekken of van positie wisselen. Denk aan seats als bureaus op kantoor: elke recruiter heeft zijn eigen bureau nodig om te werken. Het bureau heeft een budget (credits) eraan gekoppeld. Wanneer iemand vertrekt, blijft het bureau met zijn budget — de volgende persoon die gaat zitten erft wat er is.

​

Seattellingen begrijpen

Je bureau bijhoudt drie seataantallen te allen tijde: Als je bureau bijvoorbeeld 10 totale seats heeft en 7 zijn bezet door actieve leden, heb je 3 niet-toegewezen seats beschikbaar voor nieuwe recruiter-uitnodigingen.

​

Seatstatussen

Elke seat in je bureau kan in een van drie statussen zijn: Het begrijpen van deze statussen is essentieel voor het effectief beheren van je seats. Het meeste dagelijkse beheer omvat toegewezen en niet-toegewezen seats. Inactieve seats verschijnen alleen wanneer je je totale seatopzet verlaagt via factureringswijzigingen.

​

De seatbeheerkaart

De seatbeheerkaart is zichtbaar op de Leden-pagina van het bureaubeheerderspaneel. Het biedt een snel visueel overzicht:

• Een voortgangsbalk met seatgebruik met een percentagebadge
• Drie tellingen naast elkaar weergegeven: Actieve seats, Niet-toegewezen en Totale seats
• Knoppen om Seats toevoegen of Seats verwijderen (verwijderen is uitgeschakeld wanneer alle seats zijn toegewezen)

Deze kaart wordt in realtime bijgewerkt naarmate je leden toevoegt, verwijdert of je seatopzet aanpast.

​

Seats toevoegen

Wanneer je team groeit en je meer capaciteit nodig hebt, kun je seats toevoegen aan je bureau: Nieuwe seats worden toegevoegd als niet-toegewezen seats. Ze worden toegewezen wanneer een teamlid wordt uitgenodigd en accepteert, of wanneer een beheerder zijn eigen seat activeert.

​

Seats verwijderen

Als je team inkrimpt of je meer seats hebt dan je nodig hebt, kun je ongebruikte seats verwijderen:

​

Seatactivering voor beheerders

Bureaubeheerders hebben een unieke mogelijkheid: ze kunnen kiezen of ze een seat bezetten of niet. Dit wordt beheerd via de functie seatactivering.

​

Je beheerderseat activeren

Als je een bureaubeheerder bent en ook als recruiter wilt werken (zoekopdrachten uitvoeren, kandidaten beheren, outreach sturen), kun je je seat activeren:

1. Zoek de banner Seat activeren op je beheerderdashboard of de ledenpagina.
2. Klik op Seat activeren.
3. Je rol verandert van Beheerder naar Beheerder Lid.
4. Een van je niet-toegewezen seats is nu bezet door jou.
5. Je krijgt toegang tot de volledige recruiter-werkruimte naast je beheerderhulpmiddelen.
6. Je ontvangt de creditstoewijzing van de seat (met een vernieuwing als de seat daarvoor in aanmerking komt).

​

Je beheerderseat deactiveren

Als je wilt stoppen met het gebruiken van een recruiter-seat en terug wilt gaan naar alleen-beheerder modus:

1. Navigeer naar de ledenpagina of je profielinstellingen.
2. Klik op Seat deactiveren.
3. Je rol verandert van Beheerder Lid terug naar Beheerder.
4. De seat die je gebruikte wordt niet-toegewezen en beschikbaar voor een ander teamlid.
5. Je behoudt volledige beheerderstoegang maar verliest de recruiter-werkruimte.

​

Seatactiveringsbanners

In de beheerderinterface kun je banners zien die je vragen seats te activeren of te beheren:

• “Activeer je seat” — Verschijnt wanneer je een beheerder bent zonder actieve seat, als herinnering dat je er een kunt activeren als je recruitertoegang wilt.
• “Geen seats beschikbaar” — Verschijnt wanneer alle seats zijn bezet en je een nieuw lid probeert uit te nodigen. Je moet meer seats toevoegen voor je verder kunt.
• “Seats beschikbaar” — Toont het aantal niet-toegewezen seats, wat capaciteit aangeeft voor nieuwe teamleden.

​

Hoe seats gerelateerd zijn aan credits

De relatie tussen seats en credits is fundamenteel voor het begrijpen van bureaufacturering:

• Elke seat ontvangt 5.000 credits per 30-daagse cyclus
• Credits horen bij de seat, niet bij de gebruiker die eraan is toegewezen
• Elke seat heeft zijn eigen onafhankelijke last_credit_refresh_at-tijdstempel
• Wanneer 30+ dagen zijn verstreken sinds de laatste vernieuwing, komt de seat in aanmerking voor nieuwe 5.000 credits
• Niet-toegewezen seats behouden hun creditvernieuwingstimer — die pauzeert of reset niet

Dit seat-gebaseerde creditmodel betekent:

​

Hoe seats gerelateerd zijn aan facturering

Seats zijn de primaire factureringseenheid voor bureauabonnementen: Voor volledige details over hoe seat-gebaseerde facturering werkt, inclusief pro-rata kosten en abonnementsvergelijkingen, zie Teamfacturering.

​

Best practices

• Pas seats goed af — Koop niet meer seats dan je nodig hebt. Je kunt op elk moment direct meer toevoegen met pro-rata facturering, dus er is geen voordeel aan over-provisionering. Overtollige seats kosten geld ook als niemand ze gebruikt.
• Verwijder leden voor het verwijderen van seats — Als een teamlid vertrekt, verwijder die dan eerst uit het bureau (waardoor hun seat wordt losgekoppeld), verwijder dan de seat als je niet van plan bent hem te vervangen. Dit tweestapsproces houdt dingen overzichtelijk.
• Bewaak gebruik — Controleer de seatbeheerkaart regelmatig. Als je seats hebt die betaald maar niet-toegewezen zijn voor meer dan een factureringscyclus, overweeg dan ze te verwijderen om kosten te besparen.
• Plan voor groei — Als je weet dat je binnenkort wilt werven, voeg seats een dag of twee toe voor je uitnodigingen stuurt. Dit maakt het uitnodigingsproces naadloos.
• Gebruik beheerdersseatactivering strategisch — Als je slechts parttime recruteert, activeer je seat tijdens drukke perioden en deactiveer die tijdens beheerderszware perioden. Deze flexibiliteit is uniek voor de Beheerder-rol.

​

Geavanceerd

​

Hoe seats werken onder de motorkap

Elke seat is opgeslagen als zijn eigen entiteit met de volgende sleutelvelden:

​

Seats worden nooit verwijderd

Een kritisch implementatiedetail: seats worden nooit verwijderd uit de database. Wanneer je een seat “verwijdert” via de UI, wordt het gemarkeerd als inactief (is_active = false). Het seatrecord blijft bestaan met zijn geschiedenis. Deze aanpak bewaart audittrails en voorkomt problemen met gegevensintegriteit. Wanneer seats worden “toegevoegd”, worden nieuwe seatrecords aangemaakt (tijdens het kopen van een abonnement of een upgrade). Seats worden alleen aangemaakt via de factureringsstroom, nooit via de ledenbeheerstroom. Dit zorgt ervoor dat elke seat overeenkomt met een betaalde abonnementseenheid.

​

Seatcreatie vs. seattoetwijzing

Er is een belangrijk onderscheid tussen seatcreatie en seattoewijzing:

• Seatcreatie vindt alleen plaats tijdens abonnementsaankoop of bij het toevoegen van seats via facturering. Dit is het moment dat een nieuwe seatentiteit wordt aangemaakt in de database.
• Seattoewijzing vindt plaats wanneer een lid een uitnodiging accepteert of wanneer een beheerder zijn seat activeert. Dit werkt het user_id-veld van de seat bij maar maakt geen nieuwe seat aan.

Deze scheiding betekent dat ledenbeheer (uitnodigen, verwijderen) opereert op bestaande seats, terwijl factureringsbeheer (seats toevoegen, seats verwijderen) seatentiteiten aanmaakt of deactiveert.

​

Creditvernieuwingsmechanisme

De creditvernieuwing volgt deze exacte regels:

1. Controleer of huidige_datum - last_credit_refresh_at >= 30 dagen
2. Als ja, voeg 5.000 credits toe aan het saldo van de seat
3. Werk last_credit_refresh_at bij naar de huidige datum
4. De vernieuwing vindt plaats wanneer een gebruiker een creditverbruikende actie uitvoert (niet op schema)

De vernieuwing wordt lazy getriggerd — er is geen achtergrondtaak die credits vernieuwt. Wanneer een gebruiker met een seat een actie uitvoert die credits verbruikt, controleert het systeem eerst of een vernieuwing verschuldigd is en past die toe voor het aftrekken van de actiekosten.

​

Verbinding met lidverwijdering

Wanneer een lid wordt verwijderd uit het bureau:

1. De user_id van de seat wordt ingesteld op null (seat wordt niet-toegewezen)
2. De is_active van de seat blijft true (seat is beschikbaar)
3. Het credits-saldo van de seat wordt bewaard
4. De last_credit_refresh_at van de seat wordt bewaard
5. De active_seats-teller van het bureau wordt verlaagd

De bewaarde credit- en timerstatus betekent dat de volgende persoon die aan deze seat wordt toegewezen exact de creditsituatie erft. Dit voorkomt het manipuleren van het systeem door snel leden te rouleren.

​

Verbinding met facturering (Stripe)

Seattoewijzingen en verwijderingen triggeren Stripe abonnementsupdates:

• Seats toevoegen: Maakt een pro-rata factuurregelitem voor de extra seats aan
• Seats verwijderen: Past een tegoed toe op het Stripe-saldo van de klant
• Abonnementswijzigingen: Bij het schakelen tussen maandelijks/kwartaal/jaarlijks worden alle seats herberekend tegen het nieuwe tarief

De Stripe-webhookhandler verwerkt deze wijzigingen en werkt het seatopzet van het bureau dienovereenkomstig bij.

​

Randgevallen

• Alle seats bezet, beheerder wil activeren: De beheerder moet eerst een nieuwe seat toevoegen of een bestaand lid verwijderen om een seat vrij te maken voor het activeren van zijn eigen seat.
• Bureau met één seat: Een bureau kan zo weinig als één seat hebben. Als de beheerder de enige gebruiker is en zijn seat deactiveert, heeft het bureau één totale seat en nul actieve seats.
• Snelle toewijzingsroulatie: Als een seat wordt losgekoppeld en opnieuw toegewezen binnen hetzelfde 30-daagse venster, vindt er geen extra creditvernieuwing plaats omdat de timer nooit is gereset.

​

Tips voor gevorderde gebruikers

• Houd creditvernieuwingsdatums bij. Weet wanneer de credits van elke seat worden vernieuwd zodat je activiteiten met hoog creditgebruik (zoals bulk-zoekopdrachten of outreach-campagnes) kunt plannen om te starten net na een vernieuwing.
• Gebruik niet-toegewezen seats strategisch. Als je weet dat een nieuwe medewerker volgende maand begint, houd een seat niet-toegewezen in plaats van die te verwijderen. De seat accumuleert tijd richting zijn volgende creditvernieuwing, en de nieuwe medewerker kan op dag één verse credits ontvangen.
• Bewaak de seatgebruiksverhouding. Als je actief-naar-totaal-seatverhouding meer dan een maand onder de 80% ligt, betaal je voor ongebruikte capaciteit. Overweeg overtollige seats te verwijderen.

​

Gerelateerd