Outreach Flows Maken

​

Wat Is een Outreach Flow?

Een outreach flow is een gestructureerde reeks communicatiestappen die uw betrokkenheid met een contact begeleidt van eerste aanraking tot definitieve opvolging. Elke stap in een flow definieert wat voor soort bericht te versturen (e-mail, LinkedIn-bericht, LinkedIn-verbindingsverzoek of telefoongesprek), wanneer het te versturen ten opzichte van de vorige stap, en wat het doel van die communicatie is. Beschouw een flow als uw draaiboek voor een specifiek type outreach. In plaats van elke interactie te improviseren, definieert u de sequentie eenmaal en voert u deze consistent uit over elke kans.

​

Flowstructuur

Elke outreach flow bestaat uit:

• Een type — of het is gekoppeld aan een vacature (JOB), een bedrijf (COMPANY), opgeslagen als een herbruikbaar sjabloon (TEMPLATE), of gearchiveerd (ARCHIVED).
• Een naam — een beschrijvend label dat u helpt de flow te identificeren (bijv. “Senior Developer Intro Sequentie” of “Nieuwe Klantpitch”).
• Geordende stappen — elke stap heeft een kanaal, een timingvertraging en een optioneel bericht. Stappen worden in volgorde uitgevoerd, met de vertraging cumulatief gemeten vanaf de aanmaakdatum van de flow.

​

Een Nieuwe Sequentie van Scratch Maken

​

Stappen Toevoegen aan een Flow

Elke stap vertegenwoordigt een actie in uw outreach-sequentie. Dit is wat elk veld betekent:

​

Voorbeeldflow: Standaard Klantintroductie

Dit is een typische outreach-sequentie voor het introduceren van uw recruitmentdiensten aan een nieuwe prospect: In dit voorbeeld beslaat de totale sequentie 14 dagen van de eerste e-mail tot het laatste LinkedIn-bericht.

​

Voorbeeldflow: Snelle Opvolging voor Urgente Functies

Voor tijdgevoelige kansen, gebruik een gecomprimeerde tijdlijn: Deze 3-staps, 2-daagse sequentie is agressief maar geschikt wanneer snelheid telt.

​

Kanalen Kiezen per Stap

Elk kanaal heeft zijn sterke punten. Hier zijn richtlijnen voor wanneer elk te gebruiken.

​

Timing Instellen Tussen Stappen

Het veld delay_in_days bepaalt het tempo van uw outreach. Het goed timen is cruciaal — te agressief en u irriteert prospects, te langzaam en u verliest momentum. Wanneer Recruitier geplande datums berekent, telt het vertragingen cumulatief op. Als Stap 1 een vertraging van 0 dagen heeft, Stap 2 een vertraging van 3 dagen en Stap 3 een vertraging van 5 dagen, dan is Stap 3 gepland voor dag 8 (0 + 3 + 5) na het aanmaken van de flow.

​

Stappen Bewerken

Na het aanmaken van een sequentie kunt u deze aanpassen door op het potloodpictogram op de sequentiekaart te klikken om de editor te openen. De volgende bewerkingen zijn beschikbaar:

• Een stap bewerken: Klik op een stap om het kanaal, de naam of de vertraging te wijzigen. De geplande datums van volgende stappen worden automatisch herberekend.
• Een stap als gedaan markeren: Gebruik in het stapbewerkingsdialoogvenster het vakje “Markeer als gedaan” om een stap als voltooid te markeren. U kunt het ook uitvinken om het als onvoltooid te markeren.
• Een stap verwijderen: Klik op het verwijderpictogram op een stap om deze uit de sequentie te verwijderen. Er verschijnt een bevestigingsdialoogvenster. Volgende stappen schuiven omhoog om de ruimte op te vullen.
• Een stap toevoegen: Klik op “Stap Toevoegen” onderaan om een nieuwe stap toe te voegen aan het einde van de sequentie.

​

Sequentiesjablonen Opslaan voor Hergebruik

Wanneer u een sequentie maakt die goed werkt, sla het op als sjabloon zodat u het kunt toepassen op toekomstige kansen zonder het opnieuw te bouwen. Er zijn twee manieren om een sjabloon te maken:

1. Maak direct een sjabloon: Klik op de Outreach-pagina op “Sequentie Maken” in het tabblad Outreach Flows. Dit maakt een zelfstandig sjabloon dat niet is gekoppeld aan een vacature of bedrijf.
2. Opslaan als sjabloon tijdens aanmaken: Vink bij het aanmaken van een vacature- of bedrijfsflow vanuit een vacature- of bedrijfsdetailpagina het vakje “Opslaan als sjabloon” aan. Geef optioneel een aparte sjabloonnaam op. Recruitier maakt zowel de actieve sequentie (gekoppeld aan de vacature/het bedrijf) als een apart sjabloonkopie aan. Het sjabloon bewaart de stapstructuur en timing voor toekomstig gebruik.

​

Gedeelde Sjablonen

Als u deel uitmaakt van een bureau, kunt u sjablonen markeren als “gedeeld.” Gedeelde sjablonen zijn zichtbaar voor alle leden van uw bureau, wat consistentie in de outreach-inspanningen van het team bevordert.

​

Sjablonen Toepassen op Vacatures

U kunt een opgeslagen sjabloon toepassen op een specifieke vacature door op “Sequentie Gebruiken” op de sjabloonkaart te klikken. Dit opent een vacatureselectiedialoogvenster waar u kiest op welke vacature de sequentie toe te passen. Recruitier kopieert de stapstructuur van het sjabloon in een nieuwe actieve flow gekoppeld aan de geselecteerde vacature, waarbij geplande datums worden berekend op basis van de huidige datum. Het originele sjabloon blijft ongewijzigd.

​

Best Practices

• Begin eenvoudig. Een 3-staps flow (e-mail, LinkedIn, opvolge-mail) is vaak effectiever dan een 7-staps marathon. Test en pas aan.
• Wissel uw kanalen af. Iemand contacteren via e-mail en LinkedIn toont volharding zonder vervelend te zijn op een enkel kanaal.
• Personaliseer elke stap. Sjablonen definiëren de structuur, maar elk bericht moet specifieke details bevatten over de vacature, het bedrijf of de kandidaat.
• Respecteer timing. Twee e-mails in twee dagen voelt agressief. Spreid uw contactmomenten gepast.
• Geef flows beschrijvende namen. Wanneer u 50 actieve flows heeft, zijn “Flow 1” en “Flow 2” nutteloos. Gebruik namen zoals “VP Engineering - Acme Corp” of “Q1 IT Klant Ontwikkeling.”
• Bouw 3-4 standaardsjablonen. Maak sjablonen voor uw meest voorkomende scenario’s: kandidaatplaatsing, business development, speculatieve plaatsing en vacaturemarketing. Pas dan aan van daaruit.

​

Geavanceerd

​

Hoe Flows Worden Opgeslagen en Beheerd

Elke outreach flow wordt opgeslagen als een OutreachFlow-entiteit in de database met de volgende sleuteleigenschappen:

• type: Bepaalt de relatie van de flow — JOB-flows hebben een foreign key naar een vacaturerecord, COMPANY-flows koppelen aan een bedrijfsrecord, TEMPLATE-flows staan zelfstandig en ARCHIVED is een soft-delete-status.
• Unieke beperkingen: De database dwingt een unieke beperking af op job_id (een flow per vacature) en company_id (een flow per bedrijf). Proberen een tweede flow te maken voor een vacature die er al een heeft, zal mislukken. Dit is opzettelijk — het voorkomt dubbele outreach naar dezelfde kans.
• is_shared: Beheert zichtbaarheid voor bureauleden. Alleen van toepassing op sjabloon-flows.

​

Hoe Stapplanning Intern Werkt

De scheduled_date voor elke stap wordt berekend, niet statisch opgeslagen. Het wordt als volgt berekend:

1. Begin met de aanmaakdatum van de flow (de ankerdatum).
2. Voor Stap 0: scheduled_date = aanmaakdatum + stap_0.delay_in_days.
3. Voor Stap N: scheduled_date = stap_(N-1).scheduled_date + stap_N.delay_in_days.

Dit betekent dat als u de vertraging van Stap 2 wijzigt, de geplande datums van Stap 3, 4 en alle volgende stappen automatisch verschuiven. Het systeem herberekent bij elke toegang, zodat geplande datums altijd actueel zijn. Voor sjabloon-flows is scheduled_date None omdat er geen ankerdatum is. Wanneer een sjabloon wordt toegepast op een vacature of bedrijf, wordt de aanmaakdatum van de nieuwe flow de anker en worden alle geplande datums berekend vanaf dat punt.

​

De Stapvoltooiingspipeline

Wanneer u een stap markeert als voltooid, gebeuren er achtereenvolgens verschillende dingen:

1. De vlag completed van de stap wordt ingesteld op true en completed_at wordt ingesteld op de huidige tijdstempel.
2. Als de stap een bericht heeft (e-mail of LinkedIn), wordt de status van het bericht bijgewerkt naar SENT.
3. Voor contactkanalen (e-mail, LinkedIn-bericht, LinkedIn-verbindingsverzoek of telefoongesprek): het systeem controleert op candidate_job_matches gekoppeld aan dezelfde vacature. Alle matches in de status pending, favorited of reviewing worden automatisch naar contacted verplaatst. Deze pipeline-integratie is alleen van toepassing op vacature-flows, niet op bedrijfs- of sjabloon-flows.
4. De berekende status van de flow wordt herberekend. Als alle stappen nu voltooid zijn, wordt de flowstatus COMPLETED.

​

Hoe Sjablonen Worden Toegepast op Records

Wanneer u een sjabloon toepast op een vacature of bedrijf, werkt het proces als volgt:

1. Een nieuwe OutreachFlow wordt aangemaakt met het juiste type (JOB of COMPANY) en gekoppeld aan het doelrecord.
2. Elke stap uit het sjabloon wordt gedupliceerd in de nieuwe flow, waarbij kanalen, namen en vertragingen worden behouden.
3. Stapindices worden behouden (0, 1, 2, …) om de originele volgorde te behouden.
4. Geplande datums worden berekend met de aanmaakdatum van de nieuwe flow als anker.
5. Het sjabloon zelf blijft ongewijzigd — het blijft beschikbaar voor toekomstig gebruik.

Dit is een diepe kopie, geen referentie. Het aanpassen van de nieuwe flow beïnvloedt het sjabloon niet, en het aanpassen van het sjabloon beïnvloedt eerder gemaakte flows niet.

​

Bedrijfslogicaegels

Een-flow-per-record beperking

De een-flow-per-vacature en een-flow-per-bedrijf beperkingen worden afgedwongen op databaseniveau met unieke indexen. Als u outreach voor een record opnieuw wilt starten, moet u eerst de bestaande flow archiveren (het type wijzigen naar ARCHIVED), waarmee de beperking effectief wordt vrijgegeven en het record vrij is voor een nieuwe flow.Gearchiveerde flows behouden al hun gegevens — stappen, berichten, voltooiingsgeschiedenis — voor audit- en analysedoeleinden. Ze worden simpelweg gefilterd uit actieve weergaven.

Stapvolgorde garanties

Stappen binnen een flow zijn gegarandeerd unieke, opeenvolgende indices te hebben vanaf 0. Het systeem dwingt dit af via:

• Validatie bij het aanmaken van stappen (geen dubbele indices).
• Automatische herindexering bij verwijdering.
• De step_index wordt gebruikt voor ordening in alle queries en UI-weergaven.

Nieuwe stappen worden altijd toegevoegd aan het einde van de sequentie. Als u Stap 1 verwijdert uit een 4-staps flow (indices 0, 1, 2, 3), worden de overige stappen geherindexeerd naar 0, 1, 2. Er is geen stapherordening-functionaliteit — om de volgorde te wijzigen, verwijder en voeg stappen opnieuw toe.

Prioriteit statusberekening

Flowstatus wordt altijd berekend, nooit opgeslagen. De berekening volgt deze prioriteit:

1. Als het flowtype ARCHIVED is, is de status ARCHIVED.
2. Als de flow geen stappen heeft, is de status EMPTY.
3. Als alle stappen zijn voltooid, is de status COMPLETED.
4. Als minimaal een stap is voltooid, is de status IN_PROGRESS.
5. Als geen stappen zijn voltooid, is de status NOT_STARTED.

Dit betekent dat de status altijd nauwkeurig is en de werkelijke toestand van de flow weerspiegelt zonder handmatige updates.

Interactie met AI-berichtgeneratie

Bij het opstellen van een bericht voor een stap kunt u AI-gestuurde generatie gebruiken. De AI ontvangt:

• Het kanaal van de stap (om berichtlengte en -formaat te bepalen).
• De bijbehorende vacature- of bedrijfscontext van de flow (titel, beschrijving, contactgegevens).
• Uw geselecteerde tone of voice en pitch deck.
• De positie van de stap in de sequentie (eerste contact vs. opvolging).

Dit betekent dat de AI contextueel passende berichten genereert die passen bij de rol van de stap in de algemene sequentie. Een eerste-contact-e-mail zal anders zijn dan een derde-contact-opvolging.

​

Tips voor Gevorderde Gebruikers

• Kloon en pas aan: In plaats van flows elke keer van scratch te maken, kloon een goed presterende sjabloon en pas de vertragingen of kanalen aan voor de specifieke situatie.
• Conversie bijhouden per sjabloon: Vergelijk reactiepercentages over verschillende sjablonen om te identificeren welke outreach-patronen het beste werken voor uw markt.
• Gebruik kortere flows voor warme leads: Als u een bestaande relatie heeft met een bedrijf, is een 2-staps flow (e-mail + telefoontje) vaak voldoende. Bewaar de 5-staps sequenties voor koude outreach.
• Bouw kanaalspecifieke sjablonen: Maak aparte sjablonen voor “e-mail-zwaar” en “LinkedIn-zwaar” benaderingen. Sommige markten reageren beter op een kanaal dan het andere.
• Archiveer agressief: Wanneer outreach klaar is of de kans koud is, archiveer de flow. Dit houdt uw actieve flowlijst overzichtelijk en maakt het gemakkelijker te focussen op huidige kansen.

​

Gerelateerd