Overzicht
Je team uitbreiden op Recruitier begint met het versturen van uitnodigingen. Als bureaubeheerder kun je recruiters uitnodigen via e-mail. Ze ontvangen een link om hun account aan te maken (of hun bestaande account te koppelen) en lid te worden van je bureau. Zodra ze accepteren, worden ze lid van je bureau en krijgen ze toegang tot gedeelde resources, een persoonlijke recruiter-werkruimte en hun eigen creditstoewijzing. Het uitnodigingsproces is ontworpen om eenvoudig te zijn voor zowel de beheerder als de uitgenodigde. Je stuurt een e-mail, ze klikken op een link, en ze worden automatisch onboarded.Uitnodigingen versturen
Navigeer naar de ledenpagina
Ga naar het onderdeel Bureau in de linker zijbalk en selecteer Leden. Deze pagina toont statistiekkaarten (totale leden, gebruikte seats, beschikbare seats, openstaande uitnodigingen), seatbeheer, het uitnodigingsformulier, openstaande uitnodigingen en de tabel met actieve leden.
Zoek de kaart Lid uitnodigen
Zoek op de ledenpagina de kaart Lid uitnodigen. Deze kaart bevat een inline e-mailinvoerveld en een verzendknop.
Voer het e-mailadres in
Typ het e-mailadres van de persoon die je wilt uitnodigen in het invoerveld. Zorg dat het een geldig e-mailadres is dat de persoon actief gebruikt, want de uitnodigingslink wordt daarheen gestuurd. Controleer op typefouten — uitnodigingen naar het verkeerde adres kunnen niet worden omgeleid.
De uitnodigings-e-mailflow
Wanneer je een uitnodiging stuurt, gebeurt het volgende:- E-mailbezorging — De uitgenodigde ontvangt een e-mail van Recruitier met een gepersonaliseerde uitnodigingslink. De e-mail legt uit dat ze zijn uitgenodigd om lid te worden van je bureau en bevat je bureaunaam.
- Link klikken — Wanneer de uitgenodigde op de uitnodigingslink klikt, worden ze doorgestuurd naar een registratiepagina op Recruitier.
- Account aanmaken — Als de uitgenodigde nog geen Recruitier-account heeft, worden ze gevraagd er één aan te maken door hun naam en wachtwoord in te stellen. Als ze al een account hebben, kunnen ze inloggen om dat te koppelen aan je bureau.
- Automatische onboarding — Zodra ze de uitnodiging accepteren, worden ze automatisch toegevoegd aan je bureau als Lid. Ze ontvangen hun eigen seat, hun begincreditsaldo (met creditvernieuwing indien van toepassing) en volledige toegang tot de recruiter-werkruimte.
Elke uitnodigingslink bevat een uniek, cryptografisch beveiligd token (32 bytes, URL-veilig gecodeerd). De link verloopt na 7 dagen. Als de uitgenodigde niet accepteert binnen dat venster, verloopt de uitnodiging en moet je die opnieuw versturen.
Wat er gebeurt wanneer iemand accepteert
Wanneer een teamlid je uitnodiging accepteert, gebeurt het volgende automatisch:- Ze krijgen de Lid-rol in je bureau toegewezen
- Een beschikbare (niet-toegewezen) seat uit je seatpool wordt aan hen toegewezen
- Ze ontvangen hun creditsaldo (de bestaande credits van de seat, plus een vernieuwing als de seat daarvoor in aanmerking komt op basis van zijn 30-daagse cyclus)
- Ze krijgen toegang tot alle gedeelde resources (tones of voice, pitch decks, outreach-flows)
- Ze verschijnen in je ledenlijst met de status “Actief”
- Hun activiteit draagt direct bij aan de bureaudashboard-analyses
De seat die aan een nieuw lid wordt toegewezen, kan eerder zijn gebruikt door een andere gebruiker. De seat behoudt zijn creditvernieuwingstimer van de vorige toewijzing. Dit is bewust ontworpen — het voorkomt het misbruiken van de creditvernieuwingscyclus door gebruikers door seats te rouleren. Het nieuwe lid ontvangt het creditsaldo dat momenteel op de seat staat.
Tabel met openstaande uitnodigingen
Op de ledenpagina, onder je actieve leden, vind je de tabel Openstaande uitnodigingen. Deze tabel toont alle uitnodigingen die zijn verstuurd maar nog niet geaccepteerd. Elke rij bevat:| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Het e-mailadres waarnaar de uitnodiging is gestuurd | |
| Status | Huidige status: Openstaand (wacht op reactie), Geaccepteerd, of Verlopen (na 7-daags venster) |
| Verzenddatum | Wanneer de uitnodiging oorspronkelijk is verstuurd |
| Acties | Knoppen om de uitnodiging opnieuw te versturen of in te trekken |
Uitnodigingen opnieuw versturen
Als een uitnodiging is verlopen of de uitgenodigde de originele e-mail niet heeft ontvangen, kun je die opnieuw versturen:- Zoek de uitnodiging in de tabel met openstaande uitnodigingen.
- Klik op de knop Opnieuw versturen naast de uitnodiging.
- Een nieuwe e-mail met een verse uitnodigingslink wordt naar hetzelfde adres gestuurd.
Uitnodigingen intrekken
Als je een uitnodiging wilt annuleren voordat die wordt geaccepteerd (bijvoorbeeld als je die naar het verkeerde e-mailadres hebt gestuurd of de persoon niet langer je team komt versterken), kun je die intrekken:- Zoek de uitnodiging in de tabel met openstaande uitnodigingen.
- Klik op de knop Intrekken naast de uitnodiging.
- Bevestig het intrekken in het dialoogvenster dat verschijnt.
Het intrekken van een uitnodiging is permanent. Als je dezelfde persoon later opnieuw wilt uitnodigen, moet je een nieuwe uitnodiging sturen met een nieuw token.
Bestaande leden verwijderen
Als een teamlid je bureau verlaat, kun je die verwijderen van de ledenpagina:- Zoek het lid in de lijst met actieve leden.
- Klik op de knop Verwijderen naast hun naam.
- Bevestig de verwijdering.
- Hun seat wordt losgekoppeld (ingesteld op beschikbaar) in plaats van verwijderd
- De creditvernieuwingstimer van de seat wordt bewaard — die reset niet
- De teller van actieve seats van het bureau wordt verlaagd
- Het lid verliest toegang tot gedeelde resources en hun bureau-werkruimte
- Hun persoonlijke gegevens (kandidaten, zoekopdrachten, vacatures) blijven in hun account maar zijn niet meer zichtbaar voor bureaubeheerders
Best practices
- Uitnodigen in batches — Als je meerdere teamleden tegelijk onboardt, stuur dan alle uitnodigingen in één sessie. Op deze manier kun je alle openstaande uitnodigingen samen bijhouden en als groep opvolgen.
- Snel opvolgen — Als iemand na 2-3 dagen niet heeft geaccepteerd, neem dan direct contact op (telefoon, chat, persoonlijk) en vraag of ze de e-mail hebben ontvangen. Wacht niet op het 7-daagse verloop.
- E-mailadressen verifiëren — Controleer het e-mailadres voor het versturen. Een typefout betekent dat de uitnodiging naar de verkeerde persoon gaat, en je moet die intrekken en opnieuw sturen.
- Plan je seats — Zorg er voor het uitnodigen voor dat je voldoende seats hebt voor iedereen die je aan boord wilt halen. Je kunt altijd later meer seats toevoegen, maar het is overzichtelijker om het juiste aantal vooraf in te stellen zodat uitnodigingen zonder onderbreking doorlopen.
- Bereid gedeelde resources eerst voor — Stel je gedeelde tones of voice, pitch decks en outreach-flows in voor het uitnodigen van nieuwe leden. Op deze manier hebben nieuwe teamleden vanaf dag één professionele sjablonen beschikbaar.
Geavanceerd
Hoe het uitnodigingssysteem werkt onder de motorkap
Wanneer je een uitnodiging stuurt, genereert het systeem een cryptografisch beveiligd willekeurig token (32 bytes, URL-veilig base64 gecodeerd). Dit token wordt opgeslagen in het uitnodigingsrecord samen met het doel-e-mailadres, de bureau-ID, de gebruikers-ID van de verzendende beheerder en een vervaltijdstempel ingesteld op 7 dagen na aanmaak. De uitnodigingslink bevat dit token als URL-parameter. Wanneer de uitgenodigde op de link klikt, doet het systeem het volgende:- De uitnodiging opzoeken op token
- Valideren dat het token niet is verlopen en niet is ingetrokken
- Controleren of het bureau nog een beschikbare seat heeft
- Een UserAgency-record aanmaken die de gebruiker koppelt aan het bureau met de Lid-rol
- De gebruiker toewijzen aan een beschikbare niet-toegewezen seat
- De creditvernieuwingsgeschiktheid van de seat controleren en een vernieuwing toepassen als 30+ dagen zijn verstreken
- De uitnodiging markeren als geaccepteerd
Tokenbeveiliging
Het 32-byte willekeurig token biedt 256 bits entropie, waardoor het praktisch onmogelijk is te raden. Tokens zijn eenmalig — eenmaal geaccepteerd wordt het token gemarkeerd als verbruikt en kan niet opnieuw worden gebruikt. Verlopen en ingetrokken tokens worden permanent ongeldig gemaakt.Seattoewijzing bij acceptatie
Wanneer een lid een uitnodiging accepteert, zoekt het systeem een niet-toegewezen seat (een seat waarbijuser_id null is en is_active true is) en wijst het nieuwe lid eraan toe. De bestaande creditbalans en vernieuwingstimer van de seat worden bewaard. Als last_credit_refresh_at van de seat meer dan 30 dagen geleden is, wordt een creditvernieuwing getriggerd, waarmee 5.000 credits aan de seat worden toegevoegd.
Dit betekent dat nieuwe leden van 0 tot 5.000+ credits kunnen ontvangen afhankelijk van de staat van de seat die aan hen wordt toegewezen. Het creditbedrag wordt bepaald door de geschiedenis van de seat, niet door de uitnodiging.
Verbinding met seatbeheer
Uitnodigingen en seatbeheer zijn nauw verbonden:- Je hebt een beschikbare seat nodig om een uitnodiging te sturen
- Het accepteren van een uitnodiging verbruikt een beschikbare seat
- Het intrekken van een uitnodiging verbruikt geen seat (de reservering wordt vrijgegeven)
- Het verwijderen van een lid maakt hun seat vrij terug naar de beschikbare pool
Bedrijfsregels voor lidverwijdering
Bij het verwijderen van een lid:- De
user_idvan de seat wordt ingesteld op null (losgekoppeld) - De
is_activevan de seat blijft true (de seat is beschikbaar voor hertoewijzing) - De
last_credit_refresh_atvan de seat wordt bewaard (voorkomt timer-misbruik) - De
active_seats-teller van het bureau wordt verlaagd
- Kan de owner niet verwijderen: Het bureau moet altijd zijn maker hebben
- Kan de laatste beheerder niet verwijderen: Er moet altijd minstens één gebruiker zijn met beheerdercapaciteiten om het bureau te beheren
Verbinding met analyses
Zodra een lid zijn uitnodiging accepteert, verschijnt hun activiteit in het bureaudashboard. Hun outreach-stappen, zoekopdrachten, opgeslagen vacatures en andere acties dragen bij aan de KPI’s op teamniveau en verschijnen in het leaderboard. Als een lid wordt verwijderd, blijven hun historische gegevens in de geaggregeerde analyses voor de perioden dat ze actief waren. Ze worden verwijderd van het leaderboard in de toekomst, maar vroegere bijdragen worden bewaard in de teamtotalen.Tips voor gevorderde gebruikers
- Timing van uitnodigingen. Als je wilt dat een nieuw lid begint met een volledige creditstoewijzing, stem de uitnodiging dan af op wanneer een niet-toegewezen seat vervalt voor een creditvernieuwing. De vernieuwing gebeurt automatisch wanneer ze accepteren, waardoor ze 5.000 verse credits krijgen.
- Patroon van uitnodigingen bijhouden. Als uitnodigingen naar bepaalde e-maildomeinen consistent niet worden geaccepteerd, ontvangen de uitgenodigden de e-mails mogelijk niet. Controleer bij IT-afdelingen over e-mailfiltering.
- Batch-onboarding. Bij het onboarden van een groep nieuwe recruiters, stuur alle uitnodigingen, plan dan een team-onboarding-sessie voor wanneer iedereen heeft geaccepteerd. Dit is efficiënter dan individuele onboarding.