Wat Is een Tone of Voice-sjabloon?
Een tone of voice-sjabloon is een vooraf gedefinieerde communicatiestijl die u toepast op uw outreach-berichten. Het beschrijft hoe u wilt dat uw berichten klinken — formeel of informeel, direct of consultatief, beknopt of gedetailleerd. Wanneer u een tone of voice selecteert in de berichtopsteller, gebruikt Recruitiers AI het als leidende instructie bij het genereren van berichtconcepten, waardoor elk stuk communicatie aansluit bij uw merk en persoonlijke stijl. Beschouw tone of voice-sjablonen als persoonlijkheidsprofielen voor uw schrijfstijl. Een groot zakelijk recruitmentbureau gebruikt mogelijk een gepolijste, formele toon, terwijl een boutique tech-recruiter de voorkeur geeft aan iets directer en meer conversationeels. Door deze op te slaan als sjablonen behoudt u consistentie over honderden berichten zonder bij elke berichtopstelling over stijl na te hoeven denken.Tone of voice is een van de drie inhoudsinputs die door AI gegenereerde berichten vormgeven. De andere twee zijn het pitch deck (wat u zegt over uw diensten) en de vacature/bedrijfscontext (wat u zegt over de kans). Samen geven deze drie inputs de AI alles wat het nodig heeft om relevante, on-brand outreach-berichten te genereren.
Waarom Consistente Toon Belangrijk Is
In recruitment is uw communicatiestijl deel van uw merk. Prospects en kandidaten vormen indrukken niet alleen op basis van wat u zegt, maar ook hoe u het zegt. Inconsistente toon creëert verwarring:- Een formele introductie-e-mail gevolgd door een te informeel LinkedIn-bericht voelt onsamenhangend.
- Verschillende teamleden die sterk verschillende stijlen gebruiken, laat uw bureau er ongecoördineerd uitzien.
- Van toon wisselen tijdens een gesprek kan vertrouwen ondermijnen.
Een Nieuwe Tone Maken
Navigeer naar het Tabblad Tone of Voice
Open de Outreach-pagina via het hoofdnavigatiemenu. Klik op het tabblad “Tone of Voice” (tweede tabblad). Dit is waar alle tone of voice-sjablonen worden beheerd.
Klik op Nieuwe Tone
Klik op de knop “Nieuwe Tone” rechtsboven. Er opent een dialoogvenster waar u een naam en de tone-beschrijvingsinhoud opgeeft.
Naam Uw Tone
Kies een beschrijvende naam die de tone later gemakkelijk identificeerbaar maakt. Voorbeelden: “Formeel Zakelijk,” “Vriendelijk Professioneel,” “Direct en Beknopt,” “Consultatieve Expert.” De naam is wat u ziet in dropdown-selectors bij het opstellen van berichten.
Schrijf de Tone-instructies
Het veld “Instructies” is waar u de communicatiestijl in detail beschrijft. Dit is de instructie die de AI volgt bij het genereren van berichten. Wees specifiek over:
- Algeheel formaliteitsniveau (formeel, semi-formeel, informeel)
- Zinslengte en -structuur (kort en bondig, of vloeiend en gedetailleerd)
- Woordvoorkeur (technisch vs. gewone taal)
- Hoe berichten te openen en sluiten (begroetingen en afsluitingen)
- Wat te vermijden (jargon, humor, te informele taal, etc.)
- Specifieke formuleringpatronen of culturele overwegingen
Kies Deelinhstellingen (Optioneel)
Als u deel uitmaakt van een bureau, verschijnt een toggle “Delen met bureau” in het dialoogvenster. Schakel het in om de tone zichtbaar te maken voor alle teamleden. Deze instelling kan ook later worden gewijzigd bij het bewerken van de tone.
Effectieve Tone-beschrijvingen Schrijven
De kwaliteit van uw tone-sjabloon beïnvloedt direct de kwaliteit van door AI gegenereerde berichten. Hier zijn voorbeelden van goed geschreven tone-beschrijvingen:Voorbeeld: Formeel Professioneel
Voorbeeld: Vriendelijk en Conversationeel
Voorbeeld: Direct en Resultaatgericht
Voorbeeld: Nederlandse Markt Professioneel
Standaard Tones Instellen
U kunt standaard tones instellen die automatisch worden geselecteerd wanneer u de berichtopsteller opent. Elke tone-kaart op het tabblad Tone of Voice heeft twee sterpictogramknoppen — een voor E-mail en een voor LinkedIn — waarmee u die tone kunt instellen of verwijderen als standaard voor het respectieve kanaal.| Standaardinstelling | Wat Het Beheert |
|---|---|
| Standaard E-mail Tone | Vooraf geselecteerd bij het opstellen van e-mailberichten. Ingesteld door op het sterpictogram naast “E-mail” op een tone-kaart te klikken. |
| Standaard LinkedIn Tone | Vooraf geselecteerd bij het opstellen van LinkedIn-berichten. Ingesteld door op het sterpictogram naast “LinkedIn” op een tone-kaart te klikken. |
Het instellen van aparte standaarden voor e-mail en LinkedIn wordt aanbevolen. E-mail profiteert doorgaans van een meer gestructureerde, professionele toon, terwijl LinkedIn-berichten beter werken met iets warmers en meer beknopter. De AI past de berichtlengte en het formaat aan voor elk kanaal, en de tone geeft verder vorm aan de stijl.
Tones Bewerken
U kunt elk tone-sjabloon op elk moment bijwerken:- Open de Outreach-pagina en klik op het tabblad “Tone of Voice.”
- Klik op de bewerkknop op de tone-kaart die u wilt aanpassen.
- Wijzig in het dialoogvenster dat opent de naam, instructies of deelinhstellingen.
- Klik op “Bijwerken” om uw wijzigingen op te slaan.
Het bewerken van een tone verandert retroactief geen berichten die al zijn gegenereerd met de oude versie. Het beïnvloedt alleen toekomstige berichtgeneratie. Dit betekent dat u een tone veilig kunt bijwerken zonder u zorgen te maken over het wijzigen van historische communicatierecords.
Tones Toepassen op Outreach
Tones worden toegepast op berichtniveau. Wanneer u de berichtopsteller opent voor elke outreach-stap, kunt u een tone of voice selecteren in de inklapbare sectie “AI-instellingen” voor het genereren van een bericht. Als u een standaard tone heeft ingesteld voor het huidige kanaal (e-mail of LinkedIn), wordt deze automatisch vooraf geselecteerd. Deze per-bericht-aanpak geeft u de flexibiliteit om verschillende tones te gebruiken in verschillende stadia van uw outreach-sequentie. U kunt bijvoorbeeld een formele tone gebruiken voor uw introductie-e-mail en overschakelen naar een warmere, meer conversationele tone voor opvolgingen.Bureaugedeelde Tones vs. Persoonlijke Tones
Recruitier ondersteunt twee niveaus van tone-zichtbaarheid:Persoonlijke Tones
Aangemaakt door u, alleen zichtbaar voor u. Gebruik persoonlijke tones voor uw eigen communicatiestijl of experimentele benaderingen die u nog aan het verfijnen bent. Alleen u kunt uw persoonlijke tones bewerken of verwijderen.
Bureaugedeelde Tones
Aangemaakt door elk teamlid en gedeeld binnen het hele bureau. Alle teamleden kunnen gedeelde tones bekijken en gebruiken. Bureau-admins kunnen gedeelde tones bewerken die door andere leden zijn aangemaakt, wat kwaliteitscontrole over teamcommunicatiestandaarden waarborgt.
Wanneer Gedeelde Tones te Gebruiken
- Bureaumerkstandaarden: Maak een gedeelde tone die de officiele communicatiestijl van uw bureau vertegenwoordigt. Dit wordt de basis voor alle team-outreach.
- Campagne-specifieke tones: Bij het uitvoeren van een gecoordineerde outreach-campagne, deel een tone zodat iedereen in het team dezelfde stijl gebruikt.
- Onboarding van nieuwe recruiters: Nieuwe teamleden kunnen direct de gevestigde communicatiestandaarden van het bureau aannemen door de gedeelde tone te selecteren.
Wanneer Persoonlijke Tones te Gebruiken
- Individuele stijl: U heeft een persoonlijke aanpak die goed werkt voor uw specifieke netwerk en marktsegment.
- Testen: U wilt experimenteren met verschillende tones voor u er een met het team deelt.
- Gespecialiseerde outreach: U werkt een niche markt (bijv. C-level executive search) die een andere stijl vereist dan de bureaustandaard.
Wanneer zowel persoonlijke als gedeelde tones beschikbaar zijn, ziet u ze allemaal in de tone-selectie-dropdown. Persoonlijke tones zijn als zodanig gelabeld, waardoor het gemakkelijk is te onderscheiden tussen uw privésjablonen en bureaubrede standaarden.
Tones Beheren als Bureau-admin
Bureau-admins hebben aanvullende mogelijkheden voor tone-beheer:- Alle gedeelde tones bekijken aangemaakt door elk teamlid in het bureau.
- Gedeelde tones bewerken ongeacht wie ze oorspronkelijk heeft aangemaakt.
- Persoonlijke tones promoten door ze naar gedeelde status te wijzigen.
- Standaarden vestigen door de officiele bureautone te maken die nieuwe recruiters zouden moeten gebruiken.
Voorbeelden van Verschillende Tones in Actie
Hier leest u hoe hetzelfde outreach-bericht kan klinken met verschillende tones:Formele Tone
Geachte heer Van der Berg, Ik schrijf u om onze recruitmentdiensten te introduceren in verband met uw huidige vacature voor een Senior Backend Developer. Ons bedrijf is gespecialiseerd in het plaatsen van ervaren technologieprofessionals op de Nederlandse markt, en wij hebben meerdere kandidaten wier kwalificaties nauw aansluiten bij uw vereisten. Zou u beschikbaar zijn voor een kort gesprek deze week om te bespreken hoe wij uw wervingsbehoeften zouden kunnen ondersteunen?
Conversationele Tone
Hoi Thomas, Ik stuitte op uw Senior Backend Developer-functie en wilde contact opnemen. Wij werken met een aantal sterke Python-ontwikkelaars die uitstekend zouden passen bij wat u aan het bouwen bent. Zou u open staan voor een kort gesprek deze week? Ik zou graag een paar profielen delen.
Directe Tone
Thomas — ik heb twee Senior Backend Developers met 5+ jaar Python-ervaring direct beschikbaar. Beiden zijn gevestigd in Amsterdam en open voor hybride regelingen. Geinteresseerd? Ik kan vandaag profielen sturen.Alle drie de berichten brengen dezelfde informatie over, maar de indruk die ze creëren is heel anders. Kies de tone die past bij uw doelgroep en uw merk.
Best Practices
- Maak minimaal twee tones: een voor formele klantintroducties en een voor warmere opvolgingen. De meeste bureaus profiteren van 3-4 tones die verschillende situaties bestrijken.
- Pas tone aan kanaal aan: LinkedIn-berichten werken doorgaans beter met conversationele tones, terwijl initiële e-mails vaak profiteren van een professionelere aanpak. Stel uw standaarden dienovereenkomstig in.
- Bekijk AI-output: Zelfs met een goed gedefinieerde tone, bekijk altijd gegenereerde berichten. AI krijgt de stijl de meeste tijd goed, maar heeft soms aanpassing nodig.
- Pas aan op basis van resultaten: Volg bij welke tones de beste reactiepercentages produceren en verfijn dienovereenkomstig. Als uw formele tone een reactiepercentage van 5% krijgt maar uw conversationele tone 15%, spreken de gegevens voor zich.
- Houd beschrijvingen onder de 200 woorden: Beknopte tone-instructies produceren meer consistente resultaten dan lange, tegenstrijdige. Als uw beschrijving te lang is, bevat de AI mogelijk conflicterende signalen.
- Test voor delen: Genereer 5-10 voorbeeldberichten met een tone voor het te markeren als gedeeld voor het hele bureau om de outputkwaliteit te verifiëren.
Geavanceerd
Hoe Tone of Voice Wordt Ingevoegd in AI-prompts
Wanneer u een bericht genereert met een geselecteerde tone of voice, wordt het veldcontent van de tone als volgt ingevoegd in de AI-prompt:
Hoe Tone Interageert met Andere AI-inputs
De AI overweegt tone naast verschillende andere inputs, en het begrijpen van de prioriteit helpt u betere tones te schrijven:- Kanaal: Hoogste prioriteit. Het kanaal (e-mail vs. LinkedIn) bepaalt de fundamentele lengte- en formaatbeperkingen. Een tone die vraagt om “gedetailleerde, alinea-lange berichten” zal voor LinkedIn nog steeds worden beperkt tot kortere output.
- Tone of voice: Tweede prioriteit. Geeft vorm aan de stijl, het woordgebruik en de structuur binnen de beperkingen van het kanaal.
- Pitch deck: Biedt inhoud om potentieel op te nemen, maar de tone bepaalt hoe die inhoud wordt gepresenteerd.
- Vacature/bedrijfscontext: Biedt feitelijke details. De tone bepaalt hoe deze worden gerefereerd (formeel, informeel, direct).
- Outreach-doel: Bepaalt de berichtstructuur (introductie, opvolging, pitch). De tone geeft de uitvoering van die structuur vorm.
Tone-opslag en Entiteitsmodel
Elke tone wordt opgeslagen als eenToneOfVoice-entiteit met:
| Veld | Type | Beschrijving |
|---|---|---|
name | String | Weergavenaam voor de tone |
content | Tekst | De gedetailleerde stijlbeschrijving ingevoegd in AI-prompts |
is_shared | Boolean | Of de tone zichtbaar is voor alle bureauleden |
agency_id | UUID (FK) | Het bureau waar deze tone bij hoort (voor gedeelde tones) |
user_id | UUID (FK) | De gebruiker die de tone heeft aangemaakt |
is_shared bepaalt zichtbaarheid: wanneer True, kunnen alle gebruikers in hetzelfde bureau de tone zien en selecteren. Wanneer False, kan alleen de aanmakende gebruiker het zien.
Standaard Tone-instellingen op het Gebruikersprofiel
Uw gebruikersprofiel slaat twee standaard tone-referenties op:default_email_tone_id: De tone automatisch geselecteerd wanneer u de e-mailopsteller opent.default_linkedin_tone_id: De tone automatisch geselecteerd wanneer u de LinkedIn-opsteller opent.
Tips voor Gevorderde Gebruikers
Tones schrijven die werken in meerdere talen
Tones schrijven die werken in meerdere talen
Als uw team in meerdere talen werkt (bijv. Engels en Nederlands), overweeg dan taalspecifieke tones te maken. Een “Formeel Nederlands” tone kan instructies bevatten zoals “Schrijf in het Nederlands. Gebruik ‘u’ voor formele aanspreking. Sluit af met ‘Met vriendelijke groet.’” terwijl een “Formeel Engels” tone het Engelse equivalent behandelt. De taalinstelling in de opsteller vertelt de AI welke taal te gebruiken, maar een taalspecifieke tone zorgt voor de juiste culturele nuances.
Tones maken voor verschillende outreach-stadia
Tones maken voor verschillende outreach-stadia
Dezelfde ontvanger kan verschillende tones nodig hebben in verschillende stadia van uw sequentie. Overweeg het maken van:
- Eerste Contact: Iets formeler, vestigt geloofwaardigheid.
- Opvolging: Warmer, gaat uit van enige vertrouwdheid, verwijst naar eerder contact.
- Laatste Poging: Direct en urgent, creëert een gevoel van afsluiting.
Tone-effectiviteit testen en vergelijken
Tone-effectiviteit testen en vergelijken
Om te testen welke tone het beste werkt, voer hetzelfde outreach-sjabloon uit met verschillende tones over vergelijkbare kansen. Vergelijk:
- E-mailopeningspercentages (beïnvloedt de tone de kwaliteit van de onderwerpregel?)
- Antwoordpercentages (de belangrijkste statistiek)
- Tijd tot eerste antwoord
Veelvoorkomende tone-beschrijvingsfouten vermijden
Veelvoorkomende tone-beschrijvingsfouten vermijden
- Te vaag: “Wees professioneel” geeft de AI bijna geen begeleiding. Wees specifiek over wat professioneel betekent.
- Tegenstrijdig: “Wees beknopt en gedetailleerd” verwarrt de AI. Kies een richting en wees consistent.
- Te lang: Beschrijvingen van meer dan 200 woorden bevatten vaak conflicterende instructies. Houd het gefocust.
- Kanaalblind: Een tone die zegt “schrijf lange, gedetailleerde paragrafen” produceert slechte LinkedIn-berichten. Maak kanaalspecifieke tones of houd beschrijvingen kanaalagnognostisch.