E-mailintegratie

​

Waarom Uw E-mail Verbinden?

Voordat u outreach-e-mails kunt versturen via Recruitier, moet u uw e-mailaccount verbinden. Dit gaat er niet over dat Recruitier e-mails namens u verstuurt via een generieke relay. Wanneer u Gmail of Outlook verbindt, gaat elke e-mail die Recruitier verstuurt uit uw echte inbox, met uw echte e-mailadres, uw naam en uw e-mailhandtekening. Ontvangers zien een normale e-mail van u, en hun antwoorden komen direct in uw inbox. Dit is belangrijk voor recruitment omdat vertrouwen alles is. Prospects en hiring managers moeten een echte persoon achter het bericht zien, niet een gezichtloze automatiseringstool. Uw verbonden e-mailaccount is de brug tussen Recruitiers outreach-tools en authentieke, professionele communicatie.

​

Ondersteunde E-mailproviders

Recruitier ondersteunt de twee meest gebruikte professionele e-mailplatforms.

​

Uw E-mailverbinding Instellen

​

Welke Machtigingen Heeft Recruitier Nodig?

Wanneer u uw e-mail verbindt, vraagt Recruitier een specifieke set machtigingen aan. Dit is wat elke machtiging doet en waarom deze nodig is.

​

Gmail-machtigingen

​

Outlook-machtigingen

​

Hoe E-mail Versturen Werkt

Wanneer u een outreach-e-mail opstelt en verstuurt in Recruitier, gebeurt het volgende achter de schermen:

1. U stelt het bericht op in Recruitiers berichtopsteller, waarbij u de ontvanger, de onderwerpregel en de inhoud van de berichttekst selecteert (optioneel met behulp van AI-gestuurde generatie).
2. Uw gecachede e-mailhandtekening wordt automatisch toegevoegd aan de berichttekst, gescheiden door een regelafbreking. Overbodige sluitingen zoals “Best regards” of “Met vriendelijke groet” worden verwijderd uit de handtekening om duplicatie met het door AI gegenereerde bericht te voorkomen.
3. Recruitier roept de Gmail API of Microsoft Graph API aan om de e-mail te versturen vanuit uw verbonden account.
4. De e-mail verschijnt in uw Verzonden map in Gmail of Outlook, net alsof u het handmatig had verstuurd.
5. Een trackingpixel en linkwrapping worden toegepast op de e-mail (wanneer tracking is ingeschakeld), waardoor u openingen en klikken kunt monitoren.
6. Antwoorden van de ontvanger komen aan in uw inbox als normale e-mailgesprekken.
7. Recruitier volgt het bericht met afleverstatus, openingstracking en kliktracking, waardoor u inzicht krijgt in betrokkenheid.

​

E-mailtracking

Recruitier bevat uitgebreide e-mailtracking-mogelijkheden voor berichten verstuurd via het outreach-systeem. Tracking gebeurt automatisch — u hoeft niets in te schakelen.

​

Verbindingsstatus Controleren

U kunt uw e-mailverbindingsstatus op elk moment verifiëren.

1. Ga naar Instellingen via de hoofdnavigatie.
2. Zoek in de sectie E-mailintegratie naar:
   • Verbonden e-mailadres — het e-mailadres gekoppeld aan uw account.
   • Provider — Gmail of Outlook.
   • Statusindicator — groen voor actief, rood als de verbinding is verlopen of ingetrokken.

Als zowel Gmail als Outlook zijn verbonden, gebruikt Recruitier uw voorkeurs-e-mailprovidersinstelling (configureerbaar in Instellingen) om te bepalen welk account e-mails verstuurt. Gmail is de standaard tenzij u expliciet Outlook selecteert.

​

Uw E-mail Ontkoppelen

Als u van e-mailprovider moet wisselen of de toegang van Recruitier wilt intrekken:

​

Veelvoorkomende Problemen Oplossen

Authenticatie verlopen fout

OAuth-tokens hebben een beperkte levensduur. Als uw verbinding als verlopen wordt weergegeven:

1. Ga naar Instellingen en klik op “Opnieuw verbinden” voor uw e-mailprovider.
2. U doorloopt opnieuw de OAuth-flow. Dit vernieuwt de authenticatietokens.
3. Uw handtekening wordt automatisch opnieuw geimporteerd.

Dit is normaal en gebeurt periodiek. Google-tokens duren doorgaans langer dan Microsoft-tokens, maar beide verlopen uiteindelijk.

E-mails verschijnen niet in Verzonden map

Dit treedt doorgaans op wanneer het OAuth-token stil is verlopen. Verbind uw e-mail opnieuw om de authenticatie te vernieuwen en probeer dan opnieuw te versturen. Controleer de berichtstatus in Recruitier — als het “Mislukt” toont, is het verlopen van het token de meest waarschijnlijke oorzaak.

Handtekening wordt niet correct weergegeven

Als uw geimporteerde handtekening er anders uitziet dan wat u in Gmail of Outlook ziet:

1. Ga naar Instellingen en gebruik de optie “Handtekening Vernieuwen” om uw handtekening opnieuw te importeren van de provider.
2. Wees bewust dat het opschoningsproces van Recruitier kapotte afbeeldingen (localhost-URL’s, lege src-attributen, te grote afbeeldingen) en overbodige sluitingszinnen verwijdert. Dit is opzettelijk om ervoor te zorgen dat handtekeningen correct worden weergegeven in alle e-mailclients.
3. Als het probleem aanhoudt, overweeg uw handtekening te vereenvoudigen in Gmail of Outlook en het vervolgens te vernieuwen in Recruitier.

Toegang geweigerd tijdens instelling

Als Google of Microsoft de autorisatie weigert:

• Zorg ervoor dat de beheerder van uw organisatie de toegang van apps van derden niet heeft geblokkeerd.
• Voor Google Workspace-accounts moet de beheerder mogelijk Recruitier op de allowlist zetten in de Admin Console onder Beveiliging > API-controles.
• Voor Microsoft 365-accounts moet de beheerder mogelijk toestemming verlenen voor de applicatie in de Azure AD-portal.
• Sommige organisaties vereisen beheerdersinsteming voor applicaties die de scope Mail.Send aanvragen. Neem contact op met uw IT-beheerder.

Kan geen e-mails versturen na verbinding

Als uw verbinding actief lijkt maar e-mails niet kunnen worden verstuurd:

1. Controleer of uw OAuth-tokens niet zijn verlopen — probeer ontkoppelen en opnieuw verbinden.
2. Verifieer dat het e-mailadres dat u heeft verbonden nog actief is en niet is opgeschort.
3. Voor Google Workspace-accounts, zorg ervoor dat de Gmail API is ingeschakeld in de Google Admin Console.
4. Voor Microsoft 365, zorg ervoor dat uw account een geldig Exchange Online-licentie heeft.

​

Geavanceerd

​

Tokenbeveiliging en Opslag

Recruitier neemt tokenbeveiliging serieus. Alle OAuth-toegangstokens en vernieuwingstokens worden versleuteld voor opslag met AES-GCM (Advanced Encryption Standard in Galois/Counter Mode). Dit is een geauthenticeerd versleutelingsschema dat zowel vertrouwelijkheid als integriteit biedt. Zelfs als de database zou worden gecompromitteerd, zouden de tokens onleesbaar zijn zonder de versleutelingssleutel, die afzonderlijk van de database wordt opgeslagen. De levenscyclus van het token werkt als volgt:

1. Tijdens OAuth retourneert de provider een toegangstoken en een vernieuwingstoken.
2. Beide tokens worden versleuteld met AES-GCM voor opslag in de database.
3. Bij het versturen van een e-mail wordt het toegangstoken ontsleuteld en gebruikt voor de API-aanroep.
4. Als het toegangstoken is verlopen, wordt het vernieuwingstoken ontsleuteld en gebruikt om een nieuw toegangstoken van de provider te verkrijgen.
5. Het nieuwe toegangstoken wordt versleuteld en opgeslagen, ter vervanging van het verlopen token.

​

Hoe E-mailtracking Technisch Werkt

Openingstracking gebruikt een onzichtbare trackingpixel — een 1x1 pixel GIF-afbeelding ingebed in de e-mail HTML. De pixel is gestyled om volledig onzichtbaar te zijn: width=1, height=1, border=0, visibility=hidden, opacity=0. Wanneer de e-mailclient van de ontvanger afbeeldingen laadt, doet het een HTTP-verzoek aan Recruitiers tracking-eindpunt op /t/o/{tracking_id}, waarbij tracking_id een unieke UUID is die aan elk bericht is toegewezen. Dit verzoek verhoogt de open_count op het berichtrecord en stelt first_opened_at in als het de eerste opening is. Kliktracking werkt door alle links in de berichttekst te omwikkelen. In plaats van direct te linken naar https://voorbeeld.com, wijst de link naar /t/c/{tracking_id}?url=https://voorbeeld.com. Wanneer erop geklikt, registreert Recruitier de klik (verhoogt click_count en slaat de link_url op) en leidt de gebruiker vervolgens door naar de oorspronkelijke URL. Leveringsmonitoring gebruikt een CronJob die periodiek op bounces controleert. Berichten die meer dan 24 uur zijn verstuurd zonder bounce worden gemarkeerd als “afgeleverd.” Gebounced berichten hebben hun bounced_at-tijdstempel en bounce_reason geregistreerd.

​

Hoe Gmail- en Outlook-integraties Verschillen

Hoewel beide integraties hetzelfde resultaat bereiken (e-mails versturen vanuit uw account), zijn er subtiele technische verschillen:

​

Verbinding- en Handtekening-cachestrategie

Uw e-mailhandtekening wordt gecached in de database op uw gebruikersrecord:

• Gmail-handtekeningen worden opgeslagen in het veld gmail_signature_html.
• Outlook-handtekeningen worden opgeslagen in het veld microsoft_signature_html.

Tijdens het opschoningsproces worden de volgende transformaties toegepast:

• Kapotte afbeeldingen worden verwijderd: Afbeeldingen met localhost-URL’s, lege src-attributen of buitensporig grote afmetingen worden verwijderd.
• Overbodige sluitingen worden verwijderd: Veelgebruikte sluitingszinnen zoals “Best regards,” “Met vriendelijke groet,” “Kind regards,” etc. worden verwijderd om duplicatie met het door AI gegenereerde bericht te voorkomen.
• De handtekening wordt gescheiden van de berichttekst met een <br><br>-scheider.

Dit zorgt ervoor dat uw handtekening consistent wordt weergegeven in alle e-mailclients zonder kapotte afbeeldingen of dubbele sluitingen.

​

Omgaan met Dubbele Verbindingen

Wanneer zowel Gmail als Outlook zijn verbonden, verschijnt een “Voorkeurs-e-mailprovider”-kaart op de Instellingenpagina met keuzerondjes voor Gmail en Outlook. Gmail is standaard geselecteerd. Dit betekent:

• U kunt op elk moment wisselen van actieve verzendende provider zonder te ontkoppelen en opnieuw te verbinden.
• Beide handtekeningen worden onafhankelijk gecached, dus wisselen van provider verliest geen handtekening.
• Trackinggegevens worden niet beïnvloed door het wisselen van provider — ze zijn gekoppeld aan het bericht, niet de provider.
• De voorkeur wordt opgeslagen op uw gebruikersprofiel en blijft behouden over sessies.

​

Snelheidslimieten en Eerlijk Gebruik

Zowel Gmail- als Outlook-API’s hebben snelheidslimieten die Recruitier respecteert:

• Gmail: Tot 500 e-mails per dag voor reguliere accounts, hogere limieten voor Google Workspace.
• Outlook/Microsoft 365: Varieert per abonnement, doorgaans 10.000 ontvangers per dag voor zakelijke accounts.

Recruitier verstuurt e-mails niet in batch. Elk outreach-bericht wordt individueel via de API verstuurd, wat u ruimschoots binnen de snelheidslimieten houdt voor normale recruitment-outreach-volumes. Als u outreach doet op hoog volume, houd dan rekening met de dagelijkse verzendlimieten van uw provider.

​

Gerelateerd