Gedeelde resources

​

Wat zijn gedeelde resources?

Gedeelde resources zijn assets op bureauniveau die alle teamleden kunnen bekijken en gebruiken in hun dagelijkse recruitmentwerk. In plaats van elke recruiter die zijn eigen outreach-sjablonen, tones of voice en pitch decks helemaal opnieuw aanmaakt, kan de bureaubeheerder gedeelde versies aanmaken en beheren die consistentie waarborgen over het hele team. Dit is bijzonder belangrijk voor recruitmentbureaus die een consistente merkstem moeten handhaven, gestandaardiseerde pitchmaterialen moeten gebruiken en bewezen outreach-reeksen moeten volgen. Wanneer elke recruiter in je team dezelfde professioneel gemaakte resources gebruikt, verbeteren de kwaliteit en consistentie van je klant- en kandidaatinteracties aanzienlijk.

​

Soorten gedeelde resources

Recruitier ondersteunt drie soorten gedeelde resources op bureauniveau:

​

Tones of voice

Een tone of voice definieert de schrijfstijl die de AI van Recruitier gebruikt bij het genereren van outreach-berichten namens je team. In plaats van elke recruiter die zijn eigen toon definieert, kan het bureau gedeelde tonen aanmaken die de communicatiestijl van je merk weerspiegelen. Een tone of voice bevat doorgaans:

• Naam — Een beschrijvend label (bijv. “Professioneel Nederlands”, “Informeel Engels”, “Technisch Specialist”)
• Stijlrichtlijnen — Instructies voor de AI over formaliteitsniveau, zinlengte, woordenschatvoorkeur en algehele persoonlijkheid
• Taal — Of de toon geoptimaliseerd is voor Nederlandse of Engelstalige communicatie

Wanneer een teamlid een outreach-bericht opstelt, kan hij kiezen uit de gedeelde tones of voice. De AI genereert dan berichten die overeenkomen met de geselecteerde stijl, waardoor elke kandidaat- en klantinteractie aanvoelt alsof die van hetzelfde bureau komt, ongeacht welke recruiter hem verstuurt.

​

Pitch decks

Een pitch deck is een gestructureerde presentatie van de waardepropositie van je bureau. In Recruitier worden pitch decks gebruikt als context bij het genereren van outreach-berichten. Ze helpen de AI begrijpen wat je bureau biedt zodat het relevantere en overtuigendere berichten kan opstellen. Een gedeeld pitch deck kan bevatten:

• Bureaubeschrijving — Waar je recruitmentbureau in gespecialiseerd is
• Onderscheidende factoren — Wat je onderscheidt van concurrenten
• Bediende sectoren — Voor welke sectoren je recruteert
• Successtatistieken — Plaatsingspercentages, klanttevredenheid, time-to-fill of andere bewijs-punten
• Aangeboden diensten — Retained search, contingency, RPO of andere modellen

Wanneer de AI outreach-berichten genereert, kan het het pitch deck raadplegen om relevante verkooppunten op te nemen, waardoor berichten overtuigender en consistenter worden. Een goed opgesteld pitch deck elimineert het probleem van inconsistente waardepropositie-berichtgeving over je team.

​

Outreach-flows

Een outreach-flow is een meerstaps reeks van communicatieacties. Gedeelde outreach-flows bieden je team bewezen reeksen die ze kunnen gebruiken voor verschillende scenario’s:

• Kandidaat-outreach — Een reeks voor het benaderen van potentiële kandidaten over vacatures
• Klantwerving — Een reeks voor het benaderen van bedrijven die mogelijk recruitmentdiensten nodig hebben
• Opvolgreeksen — Gestandaardiseerde opvolgtiming en -berichtgeving na initieel contact
• Herengagement — Reeksen voor het herlegen van contact met slapende contacten

Elke flow definieert de stappen, kanalen (e-mail, LinkedIn, telefoon), timing tussen stappen en berichtsjablonen. Teamleden kunnen gedeelde flows gebruiken zoals ze zijn of ze aanpassen voor specifieke situaties.

​

Gedeelde resources aanmaken

Bureaubeheerders kunnen gedeelde resources aanmaken vanuit één pagina met drie tabs:

​

Hoe teamleden gedeelde resources bekijken

Wanneer een teamlid een outreach-bericht opstelt of een outreach-flow instelt, kan hij gedeelde resources bekijken naast zijn persoonlijke resources:

• Tone of voice-selector — Bij het opstellen van een bericht toont de tone of voice-dropdown zowel persoonlijke tones als gedeelde bureautones, duidelijk gelabeld zodat het lid weet welke welke is. Gedeelde tones hebben doorgaans een bureaubadge of label.
• Pitch deck-selector — Bij het configureren van outreach-instellingen verschijnen gedeelde pitch decks in de beschikbare opties naast persoonlijke pitch decks.
• Outreach-flow-sjablonen — Bij het aanmaken van een nieuwe outreach-flow kunnen leden kiezen om te beginnen vanuit een gedeeld bureausjabloon in plaats van helemaal opnieuw te bouwen.

Gedeelde resources zijn alleen-lezen voor gewone leden. Ze kunnen ze gebruiken maar kunnen de originelen op bureauniveau niet wijzigen. Als een lid een gedeelde resource wil aanpassen voor een specifieke situatie, kan hij een persoonlijke kopie aanmaken en die bewerken.

​

Gedeelde resources bewerken en verwijderen

Alleen bureaubeheerders (Beheerder en Beheerder Lid-rollen) kunnen gedeelde resources bewerken of verwijderen:

​

Bewerken

1. Navigeer naar de gedeelde resource in het Bureau-onderdeel.
2. Klik op de resource om zijn detailweergave te openen.
3. Breng je wijzigingen aan in de inhoud, stijlrichtlijnen of configuratie.
4. Sla de bijgewerkte resource op.

Wijzigingen worden direct van kracht voor alle teamleden. De volgende keer dat een lid die tone of voice, dat pitch deck of die outreach-flow selecteert, krijgt hij de bijgewerkte versie.

​

Verwijderen

1. Navigeer naar de gedeelde resource in het Bureau-onderdeel.
2. Klik op de verwijderknop of -optie.
3. Bevestig de verwijdering.

Het verwijderen van een gedeelde resource verwijdert die uit de beschikbare opties van elk teamlid. Outreach-berichten die eerder zijn gegenereerd met die resource zijn niet beïnvloed — ze behouden de inhoud die was gegenereerd op het moment. Er kunnen echter geen nieuwe berichten worden gegenereerd met de verwijderde resource.

​

Persoonlijke vs. gedeelde resources

De relatie tussen persoonlijke en gedeelde resources is aanvullend, niet exclusief: Teamleden zien altijd zowel hun persoonlijke resources als de gedeelde resources van het bureau in selectie-dropdowns. Dit betekent dat ze teamstandaarden kunnen volgen wanneer passend en persoonlijke aanpassingen kunnen gebruiken wanneer nodig.

​

Waarom gedeelde resources merkconsistentie waarborgen

Voor recruitmentbureaus is merkconsistentie belangrijk. Wanneer elke recruiter zijn eigen schrijfstijl, pitchmaterialen en outreach-aanpak gebruikt, ontvangen kandidaten en klanten een gefragmenteerde ervaring. Gedeelde resources lossen dit op door:

1. Communicatie te standaardiseren — Elk outreach-bericht volgt dezelfde toon en stijl, ongeacht welke recruiter hem verstuurt. Kandidaten en klanten ervaren een consistent bureaumerk.
2. Waardepropositie te centraliseren — Pitch decks zorgen ervoor dat elk teamlid de sterktes van het bureau consistent presenteert, en conflicterende of verouderde informatie vermijdt.
3. Onboarding te schalen — Nieuwe teamleden kunnen vanaf dag één professionele outreach sturen door de gedeelde sjablonen van het bureau te gebruiken, zonder weken nodig te hebben om hun eigen materialen te ontwikkelen.
4. Kwaliteit te handhaven — Beheerders kunnen gedeelde resources over tijd bekijken en verfijnen, de kwaliteit van teamcommunicatie continu verbeteren op basis van wat werkt.
5. Tijd te besparen — In plaats van elke recruiter die uren besteedt aan het maken van sjablonen en het schrijven van pitchmaterialen, biedt de gedeelde bibliotheek kant-en-klare assets die bewezen en gepolijst zijn.

​

Best practices

• Begin voor je uitnodigt. Maak je kern gedeelde resources aan voor het onboarden van nieuwe teamleden. Dit betekent productiviteit op dag één voor elke nieuwe medewerker.
• Itereer op basis van resultaten. Na een maand gebruik, bekijk welke gedeelde resources het meest worden gebruikt en welke outreach-flows de beste responspercentages genereren. Werk bij en optimaliseer dienovereenkomstig.
• Houd de bibliotheek gecureerd. Maak niet tientallen gedeelde resources aan. Een gerichte bibliotheek van 3-5 kwalitatief hoogwaardige opties per categorie is nuttiger dan 20 middelmatige alternatieven. Kwaliteit boven kwantiteit.
• Communiceer wijzigingen. Wanneer je een gedeelde resource bijwerkt, laat je team dit weten. Een snel bericht in je teamchat voorkomt verwarring en zorgt dat iedereen op één lijn zit.
• Moedig feedback aan. Vraag je team welke gedeelde resources goed werken en welke verbetering nodig hebben. De recruiters die ze dagelijks gebruiken hebben het beste inzicht in wat resoneert met kandidaten en klanten.

​

Geavanceerd

​

Hoe gedeelde resources werken onder de motorkap

Elk resourcetype (ToneOfVoice, PitchDeck, OutreachFlow) heeft twee sleutelvelden die delen controleren:

• is_shared (boolean) — Wanneer true is de resource zichtbaar voor alle bureauleden. Wanneer false is het persoonlijk voor de maker.
• agency_id (foreign key, nullable) — Koppelt de resource aan een specifiek bureau. Persoonlijke resources hebben agency_id = NULL. Gedeelde resources hebben agency_id ingesteld op de ID van het bureau.

Wanneer een teamlid zijn beschikbare resources laadt (bijvoorbeeld een tone of voice selecteren), bevraagt het systeem:

1. Persoonlijke resources: user_id = huidige_gebruiker AND is_shared = false
2. Gedeelde resources: agency_id = bureau_id_van_gebruiker AND is_shared = true

De twee resultatensets worden gecombineerd en gepresenteerd in de UI met duidelijke labels die persoonlijk van gedeeld onderscheiden.

​

Resourcezichtbaarheidslogica

De zichtbaarheidsregels zijn strikt:

• Een persoonlijke resource is alleen zichtbaar voor zijn maker, zelfs binnen hetzelfde bureau
• Een gedeelde resource is zichtbaar voor alle leden van het bureau waartoe die behoort
• Een gebruiker niet in een bureau ziet alleen persoonlijke resources
• Persoonlijke (niet-gedeelde) resources van een beheerder zijn niet zichtbaar voor teamleden

Deze bereikinstelling zorgt ervoor dat resources niet lekken over bureaus en dat persoonlijke resources privé blijven.

​

Gedeelde resources bewerken

Wanneer een beheerder een gedeelde resource bewerkt, wordt de wijziging op zijn plek aangebracht (hetzelfde databaserecord wordt bijgewerkt). Er is geen versiebeheer of terugdraaimechanisme. Als je een vorige versie wilt bewaren, maak dan een kopie voor het bewerken. De op-zijn-plek-update betekent:

• Alle teamleden zien de bijgewerkte versie direct bij hun volgende toegang
• Eventuele outreach-flows die momenteel in uitvoering zijn en de resource raadplegen, gebruiken de oude versie voor al-gegenereerde berichten en de nieuwe versie voor toekomstige generaties
• Er is geen meldingssysteem voor resourcewijzigingen — beheerders moeten wijzigingen communiceren via hun normale teamkanalen

​

Verbinding met het AI-systeem

Tones of voice en pitch decks worden gebruikt als context-inputs voor de AI-berichtgeneratie van Recruitier. Wanneer een recruiter een outreach-bericht genereert:

1. De AI ontvangt de geselecteerde tone of voice als stijlinstructie
2. De AI ontvangt het geselecteerde pitch deck als context over het bureau
3. De AI genereert het bericht met integratie van zowel de stijl als de inhoud

Dit betekent dat de kwaliteit van je gedeelde tones of voice en pitch decks direct de kwaliteit van AI-gegenereerde outreach over je hele team beïnvloedt. Goed gemaakte resources produceren betere AI-output voor iedereen.

​

Verbinding met onboarding

Wanneer een nieuw lid zijn uitnodiging accepteert en het bureau betreedt, heeft hij direct toegang tot alle gedeelde resources. Er is geen aparte stap “toegang verlenen”. De agency_id-koppeling op de resource gecombineerd met het bureaulidmaatschap van het lid is voldoende voor toegang. Dit betekent dat nieuwe medewerkers vanaf hun allereerste sessie professionele resources kunnen gebruiken.

​

Impact van verwijdering

Wanneer een gedeelde resource wordt verwijderd:

• Die wordt verwijderd uit de resource-selectors van alle leden
• Geen bestaande gegenereerde inhoud is beïnvloed (al gemaakte berichten behouden hun tekst)
• Outreach-flows die naar de verwijderde resource verwezen kunnen een “resource niet gevonden”-indicator tonen voor toekomstige stappen die nog niet zijn gegenereerd
• De verwijdering is permanent — er is geen prullenbak of herstelmechanisme

​

Tips voor gevorderde gebruikers

• Maak rolspecifieke tones aan. Naast professioneel/informeel, overweeg tones aan te maken voor specifieke doelgroepen: “Technische Kandidaat-outreach”, “C-Suite Klantbenadering”, “Startup-vriendelijk”. Dit geeft je team genuanceerde opties voor verschillende contexten.
• Versie je pitch decks per kwartaal. Werk je gedeelde pitch deck elk kwartaal bij met verse successtatistieken, nieuwe klantwinsten en bijgewerkte onderscheidende factoren. Benoem ze met de periode (bijv. “Bureaux Pitch Deck - Q1 2026”) zodat leden weten dat ze actuele materialen gebruiken.
• Gebruik de flows van je beste performers als sjabloon. Identificeer welke teamleden de beste outreach-responspercentages hebben, codificeer dan hun outreach-reeksen als gedeelde flows. Dit verdeelt hun expertise over het hele team.
• Controleer gebruik periodiek. Controleer welke gedeelde resources daadwerkelijk door je team worden gebruikt. Resources die niemand selecteert zijn ofwel niet nodig of niet goed genoeg gecommuniceerd. Verbeter ze of verwijder ze om de bibliotheek overzichtelijk te houden.

​

Gerelateerd