Roltypen
Het bureausysteem van Recruitier gebruikt vier afzonderlijke rollen om toegang en rechten te beheren. Elke rol dient een specifiek doel binnen de bureaus-hiërarchie, en het begrijpen ervan is essentieel voor het correct instellen van je team.
Eigenaar
De Eigenaar is de persoon die het bureau heeft aangemaakt door zich te abonneren op een Bureau-abonnement. Er is precies één eigenaar per bureau, en deze rol kan niet worden overgedragen aan of toegewezen aan een andere gebruiker. De eigenaar heeft onbeperkte toegang tot alles in het bureau, inclusief facturering, abonnementsbeheer, instellingen, ledenbeheer en alle beheerderfuncties.
In de praktijk functioneert de eigenaar hetzelfde als een beheerder maar met de extra mogelijkheid om facturerings- en abonnementsinstellingen te beheren (seats toevoegen/verwijderen, abonnementen wijzigen, facturen bekijken). Deze factuurderingstoegang is exclusief voor de eigenaarsrol.
Beheerder
Een Beheerder beheert het bureau zonder een recruiter-seat te bezetten. Beheerders kunnen het bureaudashboard bekijken, leden beheren (uitnodigen, verwijderen), gedeelde resources bekijken, teamanalyses bekijken en teamprojecten controleren. Ze hebben echter geen eigen recruiter-werkruimte — ze kunnen geen kandidaten uploaden, zoekopdrachten uitvoeren, vacatures opslaan of outreach sturen.
De Beheerder-rol is ideaal voor bureaumanagers, directeuren of operationeel personeel dat het team beheert maar zelf niet direct recruteert. Omdat ze geen seat bezetten, verbruiken ze geen creditstoewijzing en voegen ze niet toe aan de seatkosten van het bureau.
Beheerder Lid
Een Beheerder Lid is een beheerder die zijn seat heeft geactiveerd. Ze hebben volledige administratieve toegang plus een complete recruiter-werkruimte. Dit is de meest uitgebreide rol — die combineert teambeheermogelijkheden met hands-on recruteringshulpmiddelen.
Een Beheerder Lid bezet één van de seats van het bureau en ontvangt zijn eigen creditstoewijzing (5.000 credits per 30-daagse cyclus). Ze kunnen op elk moment terugschakelen naar de Beheerder-rol door hun seat te deactiveren, waardoor die vrijkomt voor een ander teamlid.
De Beheerder Lid-rol is de aanbevolen rol voor “speler-coach” managers die zowel hun team beheren als actief recruteren. Die geeft hen volledig zicht op teamprestaties naast de hulpmiddelen die ze nodig hebben voor hun eigen recruitmentwerk.
Lid
Een Lid is een standaard recruiter in het team. Leden hebben volledige toegang tot alle recruitmentfuncties (kandidaten, zoekopdrachten, vacatures, outreach, projecten) en kunnen gedeelde bureauressources gebruiken (tones of voice, pitch decks, outreach-flows). Ze hebben geen toegang tot beheerderfuncties zoals het bureaudashboard, ledenbeheer, teamanalyses of teamprojecten.
Leden worden uitgenodigd door een beheerder en sluiten aan bij het bureau via de uitnodigingsstroom. Ze ontvangen hun eigen seat met een toewijzing van 5.000 credits per maand.
Rechtenmatrix
De volgende tabel toont exact wat elke rol kan benaderen:
| Functie | Eigenaar | Beheerder | Beheerder Lid | Lid |
|---|
| Bureaubeheer | | | | |
| Bureaudashboard | Ja | Ja | Ja | Nee |
| Teamanalyses | Ja | Ja | Ja | Nee |
| Leden-analyses | Ja | Ja | Ja | Nee |
| Leden uitnodigen | Ja | Ja | Ja | Nee |
| Leden verwijderen | Ja | Ja | Ja | Nee |
| Uitnodigingen intrekken | Ja | Ja | Ja | Nee |
| Seats beheren | Ja | Ja | Ja | Nee |
| Teamprojecten bekijken | Ja | Ja | Ja | Nee |
| Gedeelde resources beheren | Ja | Ja | Ja | Nee |
| Bureauinstellingen | Ja | Ja | Ja | Nee |
| Facturering en abonnement | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Recruteringshulpmiddelen | | | | |
| Kandidaten uploaden | Nee | Nee | Ja | Ja |
| Vacaturezoekopdrachten uitvoeren | Nee | Nee | Ja | Ja |
| Vacatures opslaan | Nee | Nee | Ja | Ja |
| Klantontdekking | Nee | Nee | Ja | Ja |
| Outreach sturen | Nee | Nee | Ja | Ja |
| Projecten aanmaken | Nee | Nee | Ja | Ja |
| Gedeelde resources gebruiken | Nee | Nee | Ja | Ja |
| Persoonlijke tags gebruiken | Nee | Nee | Ja | Ja |
| Algemeen | | | | |
| Persoonlijke instellingen | Ja | Ja | Ja | Ja |
Het cruciale onderscheid is tussen administratieve toegang (het team beheren) en recruiteerstoegang (het platform gebruiken voor recruitmentwerk). Alleen Beheerder Lid en Lid-rollen hebben recruiteerstoegang omdat ze seats bezetten. De Eigenaar en Beheerder-rollen zonder geactiveerde seats kunnen alleen beheren — ze kunnen niet recruteren.
De rolhiërarchie
De rollen volgen een duidelijke hiërarchie:
Eigenaar (facturering + alle beheerder + optionele seat)
|
+-- Beheerder (alle beheerder, geen seat)
|
+-- Beheerder Lid (alle beheerder + seat + recrutering)
|
+-- Lid (seat + recrutering, geen beheerder)
- De Eigenaar staat bovenaan met alle rechten inclusief facturering
- Beheerders hebben beheersrechten maar geen recruiter-werkruimte
- Beheerders Lid hebben alles — beheer plus recrutering
- Leden hebben alleen recruteringsrechten
Deze hiërarchie zorgt ervoor dat beheermogelijkheden en recruteringscapaciteiten duidelijk zijn gescheiden, terwijl de Beheerder Lid-rol een brug biedt voor degenen die beide nodig hebben.
Een Beheerder zonder geactiveerde seat kan geen recruteringsfuncties gebruiken. Ze kunnen niet zoeken naar vacatures, kansen opslaan of outreach sturen. Als je wilt recruteren, moet je je seat activeren om Beheerder Lid te worden. Dit is bewust ontworpen — seats vertegenwoordigen betaalde capaciteit, en recruteringshulpmiddelen vereisen een seattoewijzing.
Schakelen tussen Beheerder en Beheerder Lid
Als je een Beheerder Lid bent, ervaart je zowel het beheerderspaneel als de recruiter-werkruimte. De interface past zich aan om je te tonen:
- De beheerdersnavigatie in het Bureau-onderdeel, met toegang tot het dashboard, leden, analyses, gedeelde resources en teamprojecten
- De recruiter-navigatie overal elders, met toegang tot kandidaten, zoekopdrachten, vacatures, klanten en outreach
Je hoeft niet handmatig te schakelen tussen weergaven — de interface toont de passende opties op basis van het onderdeel waar je je bevindt. Het Bureau-onderdeel toont beheerderhulpmiddelen, terwijl de rest van de applicatie recruiter-hulpmiddelen toont.
Om van Beheerder Lid terug naar Beheerder te gaan (je seat vrijmaken):
- Navigeer naar de ledenpagina
- Klik op Seat deactiveren
- Je rol verandert van Beheerder Lid naar Beheerder
- Je seat wordt beschikbaar voor een ander teamlid
Om van Beheerder naar Beheerder Lid te gaan (een seat activeren):
- Navigeer naar de ledenpagina of reageer op de banner “Seat activeren”
- Klik op Seat activeren
- Een beschikbare niet-toegewezen seat wordt aan jou toegewezen
- Je rol verandert van Beheerder naar Beheerder Lid
- Je ontvangt de creditstoewijzing van de seat
Hoe rollen worden toegewezen
Tijdens bureauaanmaak
Wanneer je een bureau aanmaakt (door je te abonneren op een Bureau-abonnement), krijg je automatisch de Eigenaar-rol toegewezen. Je begint als Beheerder (zonder seat) en kunt je seat activeren om Beheerder Lid te worden als je ook wilt recruteren.
Tijdens uitnodigingsacceptatie
Wanneer een teamlid een uitnodiging accepteert, krijgen ze automatisch de Lid-rol toegewezen. Ze ontvangen een seat, hun creditstoewijzing en beginnen met de standaard lidrechten. Alle uitgenodigde leden beginnen als Leden — ze kunnen niet direct als Beheerders worden uitgenodigd.
Rollen wijzigen
Momenteel werken rolwijzigingen als volgt:
| Overgang | Hoe | Wie kan dit doen |
|---|
| Beheerder -> Beheerder Lid | Seat activeren | Zelf (de beheerder zelf) |
| Beheerder Lid -> Beheerder | Seat deactiveren | Zelf (de beheerder zelf) |
| Lid -> Beheerder | Momenteel niet ondersteund via UI | Neem contact op met support |
| Beheerder -> Lid | Geen standaard overgang | N.v.t. |
Als je de bureauowner bent en ook wilt recruteren, activeer je seat om Beheerder Lid te worden. Dit geeft je het beste van twee werelden — volledige beheerderscontrole, factureringsbeheer en een persoonlijke recruiter-werkruimte allemaal in één rol.
Best practices voor rolbeheer
- Houd beheerderstoegang beperkt — Niet iedereen heeft beheerderstoegang nodig. Alleen mensen die het team moeten beheren, analyses moeten bekijken of gedeelde resources moeten afhandelen, moeten beheerdersrollen hebben. De meeste teamleden moeten Leden zijn.
- Gebruik Beheerder (zonder seat) voor managers — Als iemand alleen het team beheert en zelf niet recruteert, houd die dan als Beheerder om een betaalde seat niet te verbruiken.
- Beheerder Lid voor speler-coaches — Als een manager ook recruteert, geeft de Beheerder Lid-rol hen alles wat ze nodig hebben zonder twee accounts te vereisen.
- Bekijk rollen periodiek — Naarmate je team evolueert, zorg dat rollen nog steeds overeenkomen met verantwoordelijkheden. Een recruiter die wordt gepromoveerd tot teamlead heeft mogelijk beheerderstoegang nodig.
- Documenteer je roltoewijzingen — Houd een eenvoudige registratie bij van wie welke rol heeft en waarom. Dit helpt bij het onboarden van nieuwe beheerders of wanneer de teamstructuur verandert.
- Beperk bewustzijn van de Eigenaar-rol — Omdat de Eigenaar-rol niet kan worden overgedragen, zorg dat de persoon die het bureau aanmaakt een langetermijn-stakeholder zal zijn. Maak het bureau niet aan vanuit een tijdelijk of testaccount.
Geavanceerd
Hoe rollen werken onder de motorkap
Rollen worden opgeslagen in de UserAgency-koppeltabel die gebruikers koppelt aan bureaus. Elk record bevat:
- user_id — De gebruiker waartoe deze roltoewijzing behoort
- agency_id — Het bureau waarvan de gebruiker deel uitmaakt
- role — Het roltype: ADMIN, ADMIN_MEMBER of MEMBER
De Eigenaar-rol wordt bepaald door het veld admin_id op de Bureau-entiteit zelf, niet via de UserAgency-tabel. Dit maakt de eigenaar-bureau-relatie onveranderlijk op bureauniveau.
Rol-seat-koppeling
De relatie tussen rollen en seats volgt strikte regels:
| Rol | Seat vereist? | Credits? |
|---|
| Eigenaar (zonder seatactivering) | Nee | Nee |
| Beheerder | Nee | Nee |
| Beheerder Lid | Ja (bezet een seat) | Ja (5.000/maand via seat) |
| Lid | Ja (bezet een seat) | Ja (5.000/maand via seat) |
- Zoekt een beschikbare niet-toegewezen seat in het bureau
- Wijst de user_id van de beheerder toe aan de seat
- Wijzigt de rol in UserAgency van ADMIN naar ADMIN_MEMBER
- Controleert de seat op creditvernieuwingsgeschiktheid
- Verhoogt de
active_seats-teller van het bureau
Wanneer een Beheerder Lid zijn seat deactiveert:
- Stelt de user_id van de seat in op null (niet-toegewezen)
- Wijzigt de rol van ADMIN_MEMBER terug naar ADMIN
- Behoudt het creditsaldo en de vernieuwingstimer van de seat
- Verlaagt de
active_seats-teller van het bureau
Bescherming voor lidverwijdering
Twee kritieke beperkingen voorkomen problematische lidverwijderingen:
- Kan de bureauowner niet verwijderen: De eigenaar moet altijd bestaan. Omdat eigenaarschap niet kan worden overgedragen, zou het verwijderen van de eigenaar het bureau achter laten zonder factureringsbeheermogelijkheid.
- Kan de laatste beheerder niet verwijderen: Er moet altijd minstens één gebruiker zijn met beheerdercapaciteiten. Als de enige beheerder ook de eigenaar is, zijn ze dubbel beschermd.
Deze beperkingen worden afgedwongen op de servicelaag en kunnen niet worden omzeild via de API.
Verbinding met gedeelde resources
Rol bepaalt de rechten voor gedeelde resources:
- Beheerder/Beheerder Lid: Kan gedeelde resources aanmaken, bewerken en verwijderen. Deze worden gemarkeerd met
is_shared = true en agency_id = bureau_id.
- Lid: Kan gedeelde resources bekijken en gebruiken maar kan ze niet wijzigen. Leden zien gedeelde resources in hun selectie-dropdowns naast hun persoonlijke resources.
Verbinding met analyses
Rol bepaalt de analysezichtbaarheid:
- Beheerder/Beheerder Lid: Kan het bureaudashboard, het teamleaderboard en individuele leden-analyses bekijken. Kan outreach-statistieken, creditgebruik en activiteitslogs voor elk teamlid bekijken.
- Lid: Kan zijn eigen activiteitsgegevens zien via zijn persoonlijk dashboard maar kan de analyses van andere leden of het dashboard op teamniveau niet bekijken.
Verbinding met facturering
Alleen de Eigenaar-rol heeft factuurderingstoegang:
- Abonnementsdetails en facturen bekijken
- Abonnementsplan wijzigen (maandelijks/kwartaal/jaarlijks)
- Seats toevoegen of verwijderen (wat Stripe-abonnementsupdates triggert)
- Betaalmethoden beheren
- Creditstoewijzing en -gebruik over alle seats bekijken
Beheerders en Beheerders Lid kunnen seats beheren via de ledenbeheersinterface maar hebben geen toegang tot factureringsdetails of kunnen het abonnementsplan niet direct wijzigen.
Bedrijfsregels voor creditstoewijzing
Credits worden toegewezen aan seats, niet aan rollen. Dit betekent:
- Een Lid en een Beheerder Lid met dezelfde seatleeftijd ontvangen dezelfde credits
- De Beheerder-rol (zonder seat) heeft geen creditstoewijzing
- Creditvernieuwing is gebaseerd op de
last_credit_refresh_at van de seat, niet op de toetredingsdatum van de gebruiker of de roltoewijzingsdatum
- Wijzigen van Beheerder Lid naar Beheerder heeft geen invloed op de credits van de seat — die worden bewaard voor de volgende gebruiker die aan die seat wordt toegewezen
Tips voor gevorderde gebruikers
- Wijs Beheerder Lid-rol spaarzaam toe. Elke Beheerder Lid bezet een seat. Als je 5 seats hebt en 2 worden gebruikt door Beheerders Lid die zelden recruteren, beperk je effectief je recruteringscapaciteit. Houd alleen-beheerder-seats voor mensen die actief moeten recruteren.
- Gebruik de rechtenmatrix bij onboarding. Wanneer je Recruitier uitlegt aan nieuwe teamleden, deel de rechtenmatrix zodat ze begrijpen wat ze wel en niet kunnen bekijken. Dit voorkomt verwarring en vermindert “waarom kan ik het dashboard niet zien?”-vragen.
- Plan rolovergangers. Als een Lid wordt gepromoveerd naar een managementrol, plan de overgang: ze hebben beheerderstoegang nodig maar moeten hun recruiter-werkruimte behouden. De Beheerder Lid-rol is de natuurlijke keuze voor dit scenario.
- Controleer roltoewijzingen per kwartaal. Controleer of Beheerders Beheerders Lid moeten zijn (of vice versa) op basis van hun werkelijke activiteit. Een niet-recruiterende Beheerder Lid verspilt een seat; een management-actief Lid kan baat hebben bij beheerderzichtbaarheid.
Gerelateerd
