> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.recruitier.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Seatbeheer > Beheer je teamseats en controleer toegang tot je bureauaccount. ## Wat zijn seats? In Recruitier vertegenwoordigt een **seat** één actief teamlid-slot in je bureau. Elke recruiter die het platform gebruikt heeft zijn eigen seat nodig. Seats zijn de eenheid waarmee je bureauabonnement wordt gefactureerd -- hoe meer seats je hebt, hoe meer recruiters tegelijk op het platform kunnen werken. Maar seats zijn meer dan alleen toegangstokens. Elke seat heeft zijn eigen **creditstoewijzing** (5.000 credits per 30-daagse cyclus) en zijn eigen **creditvernieuwingstimer**. Dit betekent dat credits bij de seat horen, niet bij de persoon die erop zit. Dit onderscheid heeft belangrijke implicaties voor hoe credits werken wanneer teamleden toetreden, vertrekken of van positie wisselen. Denk aan seats als bureaus op kantoor: elke recruiter heeft zijn eigen bureau nodig om te werken. Het bureau heeft een budget (credits) eraan gekoppeld. Wanneer iemand vertrekt, blijft het bureau met zijn budget -- de volgende persoon die gaat zitten erft wat er is. ## Seattellingen begrijpen Je bureau bijhoudt drie seataantallen te allen tijde: | Metriek | Beschrijving | | ------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Totale seats** | Het totale aantal seats in je bureauabonnement. Dit is het maximale aantal actieve recruiters dat je op enig moment kunt hebben. | | **Actieve seats** | Het aantal seats dat momenteel is bezet door teamleden (degenen met een toegewezen gebruiker). Elke toegewezen seat draagt bij aan dit aantal. | | **Niet-toegewezen seats** | Het aantal seats dat beschikbaar is voor nieuwe teamleden. Berekend als Totale seats minus Actieve seats. Deze seats zijn klaar om te worden toegewezen wanneer nieuwe leden uitnodigingen accepteren. | Als je bureau bijvoorbeeld 10 totale seats heeft en 7 zijn bezet door actieve leden, heb je 3 niet-toegewezen seats beschikbaar voor nieuwe recruiter-uitnodigingen. Een "niet-toegewezen" seat is niet hetzelfde als een "verwijderde" seat. Niet-toegewezen seats zijn actief en beschikbaar -- ze hebben momenteel gewoon geen gebruiker aan hen toegewezen. Ze hebben nog steeds een creditsaldo en een creditvernieuwingstimer. Dit is belangrijk voor het begrijpen van creditbeheer. ## Seatstatussen Elke seat in je bureau kan in een van drie statussen zijn: | Status | user\_id | is\_active | Beschrijving | | ------------------- | ------------------------------- | ---------- | --------------------------------------------------------------------------- | | **Toegewezen** | Ingesteld (heeft een gebruiker) | true | Een actief lid gebruikt deze seat. Draagt bij aan active\_seats teller. | | **Niet-toegewezen** | null | true | Beschikbaar voor een nieuw lid. Heeft een creditsaldo en vernieuwingstimer. | | **Inactief** | N.v.t. | false | Gedeactiveerd door een abonnementsdowngrade. Telt niet mee in totalen. | Het begrijpen van deze statussen is essentieel voor het effectief beheren van je seats. Het meeste dagelijkse beheer omvat toegewezen en niet-toegewezen seats. Inactieve seats verschijnen alleen wanneer je je totale seatopzet verlaagt via factureringswijzigingen. ## De seatbeheerkaart De seatbeheerkaart is zichtbaar op de **Leden**-pagina van het bureaubeheerderspaneel. Het biedt een snel visueel overzicht: * Een voortgangsbalk met seatgebruik met een percentagebadge * Drie tellingen naast elkaar weergegeven: **Actieve seats**, **Niet-toegewezen** en **Totale seats** * Knoppen om **Seats toevoegen** of **Seats verwijderen** (verwijderen is uitgeschakeld wanneer alle seats zijn toegewezen) Deze kaart wordt in realtime bijgewerkt naarmate je leden toevoegt, verwijdert of je seatopzet aanpast. ## Seats toevoegen Wanneer je team groeit en je meer capaciteit nodig hebt, kun je seats toevoegen aan je bureau: Ga naar het onderdeel **Bureau** en selecteer **Leden** (of **Seatbeheer**). Klik op de knop **Seats toevoegen** op de seatbeheerkaart. Geef aan hoeveel extra seats je wilt toevoegen. Elke seat verhoogt je totale capaciteit met één en voegt de per-seat kosten toe aan je abonnement. Bekijk het bijgewerkte seatopzet en de pro-rata kosten. De extra seats worden direct toegevoegd na bevestiging, en je facturering wordt aangepast voor de rest van de huidige factureringsperiode. Nieuwe seats worden toegevoegd als **niet-toegewezen** seats. Ze worden toegewezen wanneer een teamlid wordt uitgenodigd en accepteert, of wanneer een beheerder zijn eigen seat activeert. Het toevoegen van seats past je abonnementsfacturering aan. De kosten zijn **pro-rata** voor de rest van je huidige factureringsperiode. Als je bijvoorbeeld halverwege een maandelijkse factureringscyclus een seat toevoegt, betaal je de helft van het maandelijkse per-seattarief voor die eerste gedeeltelijke maand. Volledige facturering begint bij de volgende cyclus. ## Seats verwijderen Als je team inkrimpt of je meer seats hebt dan je nodig hebt, kun je ongebruikte seats verwijderen: Ga naar het onderdeel **Bureau** en selecteer **Leden**. Klik op de knop **Seats verwijderen** op de seatbeheerkaart. Geef aan hoeveel seats je wilt verwijderen. Je kunt alleen seats verwijderen die momenteel **niet-toegewezen** zijn -- je kunt geen seat verwijderen die bezet is door een actief lid. Bekijk het bijgewerkte seatopzet en bevestig de verwijdering. De verwijderde seats worden inactief, en een factuurtegoed wordt op je account toegepast voor het ongebruikte gedeelte. Je kunt geen seats verwijderen die momenteel bezet zijn door actieve teamleden. Om een seat vrij te maken, moet je eerst het lid verwijderen dat het gebruikt (waardoor de seat wordt losgekoppeld), dan de nu niet-toegewezen seat verwijderen. Dit tweestapsproces voorkomt het per ongeluk verwijderen van actieve gebruikers. ## Seatactivering voor beheerders Bureaubeheerders hebben een unieke mogelijkheid: ze kunnen kiezen of ze een seat bezetten of niet. Dit wordt beheerd via de functie **seatactivering**. ### Je beheerderseat activeren Als je een bureaubeheerder bent en ook als recruiter wilt werken (zoekopdrachten uitvoeren, kandidaten beheren, outreach sturen), kun je je seat activeren: 1. Zoek de banner **Seat activeren** op je beheerderdashboard of de ledenpagina. 2. Klik op **Seat activeren**. 3. Je rol verandert van **Beheerder** naar **Beheerder Lid**. 4. Een van je niet-toegewezen seats is nu bezet door jou. 5. Je krijgt toegang tot de volledige recruiter-werkruimte naast je beheerderhulpmiddelen. 6. Je ontvangt de creditstoewijzing van de seat (met een vernieuwing als de seat daarvoor in aanmerking komt). ### Je beheerderseat deactiveren Als je wilt stoppen met het gebruiken van een recruiter-seat en terug wilt gaan naar alleen-beheerder modus: 1. Navigeer naar de ledenpagina of je profielinstellingen. 2. Klik op **Seat deactiveren**. 3. Je rol verandert van **Beheerder Lid** terug naar **Beheerder**. 4. De seat die je gebruikte wordt niet-toegewezen en beschikbaar voor een ander teamlid. 5. Je behoudt volledige beheerderstoegang maar verliest de recruiter-werkruimte. Het deactiveren van je seat is handig als je voornamelijk een teammanager bent en geen zoekopdrachten hoeft uit te voeren of kandidaten zelf hoeft te beheren. Het maakt een seat vrij (en zijn creditstoewijzing) voor een recruiter die hem meer nodig heeft. Je kunt altijd later opnieuw activeren als je terug wilt naar recruiten. ## Seatactiveringsbanners In de beheerderinterface kun je banners zien die je vragen seats te activeren of te beheren: * **"Activeer je seat"** -- Verschijnt wanneer je een beheerder bent zonder actieve seat, als herinnering dat je er een kunt activeren als je recruitertoegang wilt. * **"Geen seats beschikbaar"** -- Verschijnt wanneer alle seats zijn bezet en je een nieuw lid probeert uit te nodigen. Je moet meer seats toevoegen voor je verder kunt. * **"Seats beschikbaar"** -- Toont het aantal niet-toegewezen seats, wat capaciteit aangeeft voor nieuwe teamleden. ## Hoe seats gerelateerd zijn aan credits De relatie tussen seats en credits is fundamenteel voor het begrijpen van bureaufacturering: * Elke seat ontvangt **5.000 credits per 30-daagse cyclus** * Credits horen bij de **seat**, niet bij de gebruiker die eraan is toegewezen * Elke seat heeft zijn eigen onafhankelijke `last_credit_refresh_at`-tijdstempel * Wanneer 30+ dagen zijn verstreken sinds de laatste vernieuwing, komt de seat in aanmerking voor nieuwe 5.000 credits * Niet-toegewezen seats behouden hun creditvernieuwingstimer -- die pauzeert of reset niet Dit seat-gebaseerde creditmodel betekent: | Scenario | Wat er met credits gebeurt | | --------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- | | Nieuw lid treedt toe en wordt toegewezen aan een seat | Lid krijgt het huidige creditsaldo van de seat, plus een vernieuwing als van toepassing | | Lid vertrekt en seat wordt losgekoppeld | Seat behoudt zijn credits en timer. Credits gaan niet verloren. | | Ander lid wordt later aan de seat toegewezen | Nieuw lid erft het huidige creditsaldo en de timer van de seat | | De 30-daagse timer van de seat verloopt terwijl niet-toegewezen | Timer blijft lopen. Volgende toegewezen gebruiker krijgt de vernieuwing. | De creditvernieuwingstimer wordt bewust bewaard wanneer een seat wordt losgekoppeld. Dit voorkomt een misbruikpatroon waarbij een beheerder een seat kon loskoppelen en opnieuw toewijzen om extra creditvernieuwingen te triggeren. De timer loopt continu ongeacht de seattoestands. ## Hoe seats gerelateerd zijn aan facturering Seats zijn de primaire factureringseenheid voor bureauabonnementen: | Factureringaspect | Hoe het werkt | | --------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Basiskosten** | Elke seat heeft een per-maand kostprijs op basis van je abonnement (maandelijks: $225, kwartaal: $191/mnd, jaarlijks: \$157/mnd) | | **Seats toevoegen** | Pro-rata factuur voor de rest van de huidige factureringscyclus | | **Seats verwijderen** | Factuurtegoed toegepast voor het ongebruikte gedeelte van de huidige cyclus | | **Creditstoewijzing** | Elke actieve seat ontvangt 5.000 credits per 30-daagse vernieuwingscyclus | Voor volledige details over hoe seat-gebaseerde facturering werkt, inclusief pro-rata kosten en abonnementsvergelijkingen, zie [Teamfacturering](/billing/team-billing). ## Best practices * **Pas seats goed af** -- Koop niet meer seats dan je nodig hebt. Je kunt op elk moment direct meer toevoegen met pro-rata facturering, dus er is geen voordeel aan over-provisionering. Overtollige seats kosten geld ook als niemand ze gebruikt. * **Verwijder leden voor het verwijderen van seats** -- Als een teamlid vertrekt, verwijder die dan eerst uit het bureau (waardoor hun seat wordt losgekoppeld), verwijder dan de seat als je niet van plan bent hem te vervangen. Dit tweestapsproces houdt dingen overzichtelijk. * **Bewaak gebruik** -- Controleer de seatbeheerkaart regelmatig. Als je seats hebt die betaald maar niet-toegewezen zijn voor meer dan een factureringscyclus, overweeg dan ze te verwijderen om kosten te besparen. * **Plan voor groei** -- Als je weet dat je binnenkort wilt werven, voeg seats een dag of twee toe voor je uitnodigingen stuurt. Dit maakt het uitnodigingsproces naadloos. * **Gebruik beheerdersseatactivering strategisch** -- Als je slechts parttime recruteert, activeer je seat tijdens drukke perioden en deactiveer die tijdens beheerderszware perioden. Deze flexibiliteit is uniek voor de Beheerder-rol. ## Geavanceerd ### Hoe seats werken onder de motorkap Elke seat is opgeslagen als zijn eigen entiteit met de volgende sleutelvelden: | Veld | Beschrijving | | ------------------------ | ----------------------------------------------------------------------- | | `id` | Unieke identificatie voor de seat | | `agency_id` | Het bureau waartoe deze seat behoort | | `user_id` | De gebruiker die aan deze seat is toegewezen (null als niet-toegewezen) | | `is_active` | Of de seat actief (true) of gedeactiveerd (false) is | | `credits` | Het huidige creditsaldo op deze seat | | `last_credit_refresh_at` | Wanneer credits voor het laatst zijn vernieuwd op deze seat | ### Seats worden nooit verwijderd Een kritisch implementatiedetail: seats worden **nooit verwijderd** uit de database. Wanneer je een seat "verwijdert" via de UI, wordt het gemarkeerd als inactief (`is_active = false`). Het seatrecord blijft bestaan met zijn geschiedenis. Deze aanpak bewaart audittrails en voorkomt problemen met gegevensintegriteit. Wanneer seats worden "toegevoegd", worden nieuwe seatrecords aangemaakt (tijdens het kopen van een abonnement of een upgrade). Seats worden alleen aangemaakt via de factureringsstroom, nooit via de ledenbeheerstroom. Dit zorgt ervoor dat elke seat overeenkomt met een betaalde abonnementseenheid. ### Seatcreatie vs. seattoetwijzing Er is een belangrijk onderscheid tussen seatcreatie en seattoewijzing: * **Seatcreatie** vindt alleen plaats tijdens abonnementsaankoop of bij het toevoegen van seats via facturering. Dit is het moment dat een nieuwe seatentiteit wordt aangemaakt in de database. * **Seattoewijzing** vindt plaats wanneer een lid een uitnodiging accepteert of wanneer een beheerder zijn seat activeert. Dit werkt het `user_id`-veld van de seat bij maar maakt geen nieuwe seat aan. Deze scheiding betekent dat ledenbeheer (uitnodigen, verwijderen) opereert op bestaande seats, terwijl factureringsbeheer (seats toevoegen, seats verwijderen) seatentiteiten aanmaakt of deactiveert. ### Creditvernieuwingsmechanisme De creditvernieuwing volgt deze exacte regels: 1. Controleer of `huidige_datum - last_credit_refresh_at >= 30 dagen` 2. Als ja, voeg 5.000 credits toe aan het saldo van de seat 3. Werk `last_credit_refresh_at` bij naar de huidige datum 4. De vernieuwing vindt plaats wanneer een gebruiker een creditverbruikende actie uitvoert (niet op schema) De vernieuwing wordt lazy getriggerd -- er is geen achtergrondtaak die credits vernieuwt. Wanneer een gebruiker met een seat een actie uitvoert die credits verbruikt, controleert het systeem eerst of een vernieuwing verschuldigd is en past die toe voor het aftrekken van de actiekosten. ### Verbinding met lidverwijdering Wanneer een lid wordt verwijderd uit het bureau: 1. De `user_id` van de seat wordt ingesteld op null (seat wordt niet-toegewezen) 2. De `is_active` van de seat blijft true (seat is beschikbaar) 3. Het `credits`-saldo van de seat wordt bewaard 4. De `last_credit_refresh_at` van de seat wordt bewaard 5. De `active_seats`-teller van het bureau wordt verlaagd De bewaarde credit- en timerstatus betekent dat de volgende persoon die aan deze seat wordt toegewezen exact de creditsituatie erft. Dit voorkomt het manipuleren van het systeem door snel leden te rouleren. ### Verbinding met facturering (Stripe) Seattoewijzingen en verwijderingen triggeren Stripe abonnementsupdates: * **Seats toevoegen**: Maakt een pro-rata factuurregelitem voor de extra seats aan * **Seats verwijderen**: Past een tegoed toe op het Stripe-saldo van de klant * **Abonnementswijzigingen**: Bij het schakelen tussen maandelijks/kwartaal/jaarlijks worden alle seats herberekend tegen het nieuwe tarief De Stripe-webhookhandler verwerkt deze wijzigingen en werkt het seatopzet van het bureau dienovereenkomstig bij. ### Randgevallen * **Alle seats bezet, beheerder wil activeren**: De beheerder moet eerst een nieuwe seat toevoegen of een bestaand lid verwijderen om een seat vrij te maken voor het activeren van zijn eigen seat. * **Bureau met één seat**: Een bureau kan zo weinig als één seat hebben. Als de beheerder de enige gebruiker is en zijn seat deactiveert, heeft het bureau één totale seat en nul actieve seats. * **Snelle toewijzingsroulatie**: Als een seat wordt losgekoppeld en opnieuw toegewezen binnen hetzelfde 30-daagse venster, vindt er geen extra creditvernieuwing plaats omdat de timer nooit is gereset. ### Tips voor gevorderde gebruikers * **Houd creditvernieuwingsdatums bij.** Weet wanneer de credits van elke seat worden vernieuwd zodat je activiteiten met hoog creditgebruik (zoals bulk-zoekopdrachten of outreach-campagnes) kunt plannen om te starten net na een vernieuwing. * **Gebruik niet-toegewezen seats strategisch.** Als je weet dat een nieuwe medewerker volgende maand begint, houd een seat niet-toegewezen in plaats van die te verwijderen. De seat accumuleert tijd richting zijn volgende creditvernieuwing, en de nieuwe medewerker kan op dag één verse credits ontvangen. * **Bewaak de seatgebruiksverhouding.** Als je actief-naar-totaal-seatverhouding meer dan een maand onder de 80% ligt, betaal je voor ongebruikte capaciteit. Overweeg overtollige seats te verwijderen. ## Gerelateerd Stuur uitnodigingen om je seats te vullen. Begrijp hoe seats gerelateerd zijn aan rollen. Leer meer over de volledige set bureaufuncties. Bewaak hoe je team hun seats gebruikt.